Преимущества вне офисного хранения документов

Хранение документов, которые растут, как снежный ком, для небольших компаний со стесненной площадью офисных превращается в настоящую проблему. Особенно, когда помещение для офиса арендуется. Что делать?

Как хранить документы в маленьком офисе

Как известно, спрос рождает предложение. Появился спрос на вне офисного хранения архивов. Некоторые компании попытались хранить свои архивы на складах для сезонного хранения, предоставляемых некоторыми логистическими предприятиями. Но это, как оказалось, не лучший выход из положения. Более оптимизированный вариант для хранения документов предложили компании, работающие непосредственно с документами.

Эти компании предлагают свои помещения для вне офисного хранения документов. Предоставляются специальные короба, куда укладываются папки, систематизированные по годам архивного хранения, по тематике (договора, бухгалтерия, разработки и проекты, или эскизы, приказы и т.д.).

Почему не желательно хранить документы в логистической компании?

Минусов у хранения в логистической компании немало. Во-первых, логисты принимают вещи, предметы на сезонное хранение (автомобильные колеса, велосипеды, лыжи и т.п.).  Оставляя бумаги на хранение в такой компании, в большинстве случаев приходится каждый сезон продлевать срок хранения.

Во-вторых, условия для хранения бумаг в логистических компаниях не всегда соответствуют требованиям для хранения бумаг и, особенно, для электронных носителей. В этих складах, занимающих, как правило, огромные площади, в зимнее время не везде выдерживается требуемый температурный режим воздуха, но самое опасное для бумаг – это влажность. От повышенной влажности в воздухе листы бумаги склеиваются, чернила, краска расплывается, от чего документы приходят в негодность раньше срока.

В-третьих, логисты не дают обязательства о сохранении конфиденциальности. Информация может попасть посторонними лицам.

Как обеспечивается вне офисного хранения документов в профильных компаниях?

В компаниях, специализирующихся на работе с бумагами, документы хранятся на стеллажах в небольших, хорошо проветриваемых помещениях. В них соблюдается пожарная безопасность. В небольшом помещении легче обеспечить требуемую температуру и влажность воздуха. 

Компании, которые берут документы на вне офисное хранение, заключают договор не на сезон, а на полный срок, необходимый для хранения этих бумаг в соответствии с законом. То есть, от года до пяти лет. Бумаги хранятся в специальных коробах на стеллажах. Доступ к бумагам имеют только те представители компаний заказчика, кто оговаривается в договоре.

И наконец, возможно, хранение бумаг в подобной компании обойдется дешевле, чем у логистов.

Если у вас хранятся бумаги с истекшим сроком хранения – обратитесь в компанию «Работоп», находящуюся в г. Москва. Мы предоставляем услуги по мобильному уничтожению архивов документов, а также электронных носителей.