Описание процедуры уничтожения документов с истекшим сроком хранения

В процессе подготовки документов, которые должны храниться в архиве некоторое количество лет, проводится отсеивание материалов, подлежащих уничтожению. Но даже эти бумаги не уничтожаются просто так. Учитывая, что восстановить уничтоженные документы невозможно, и что за уничтожение некоторых документов, может возникнуть административная и даже уголовная ответственность, к их ликвидации следует подходить с особым вниманием.

Подготовка документов к уничтожению

Если в компания работает комиссия, которая готовит документы на длительное или краткосрочное хранение, то она же и определяет документы, которые можно и нужно уничтожить. Подготовка бумаг к уничтожению – это целый ритуал.

Каждый лист также проходит экспертизу значимости и соответствия с федеральными законами:

  • «Об архивном деле»;
  • «О бухгалтерском учете»;
  • «О государственной тайне»;
  • «О коммерческой тайне».

Ведь в документах, которые нет необходимости хранить, тоже может содержаться информация, представляющая государственную или коммерческую тайну. Подход к уничтожению таких документов будет особым.

Документы, с истекшими сроками хранения, которые уже когда-то проходили экспертизу и хранились назначенное время должны снова пройти оценку на определение их значимости и ценности. В такую комиссию кроме руководителя входят:

  • архивный работник компании;
  • главный бухгалтер;
  • руководитель административно-хозяйственного отдела;
  • юрист компании.

Перед уничтожением все документы расшиваются, и проверяется каждый лист. Затем составляется перечень уничтожаемых документов. Секретные документы актируются и визируются отдельно. Такие перечни хранятся постоянно.

Если комиссия приходит к выводу, что какие-то документы с истекшими сроками хранения еще потребуются компании, или представляют собой экономическую историческую или иную ценность, то они снова комплектуются и откладываются на хранение.

Документы, подлежащие уничтожению, собирают в специальные мешки.

Услуга – шредирование

Компания «Работоп» оказывает организациям услугу по уничтожению документов шредированием. Наша компания имеет мобильный шредер. Агрегат установлен на автомобиле, который приедет вместе с оператором. При необходимости мы предоставим двух носильщиков, которые вынесут из офиса мешки с бумагами. В течение рабочего дня агрегат уничтожит до 700 кг. документов с 4-й степенью секретности. Мешки с изрезанной бумагой мы сами вывезем к месту утилизации и вторичной переработки макулатуры.

Сервис обратного звонка RedConnect