Технология уничтожения конфиденциальных и особо ценных документов

Конфиденциальными принято считать документы, содержащие особо ценную секретную информацию, от которой зависит деятельность предприятия, компании. Конфиденциальные документы, как правило, подлежат постоянному хранению, к ним бережно относятся и защищают от неправомерной утечки, содержащейся в них информации.

И даже если возникает необходимость в утилизации таких документов, информация, содержащаяся в них, не подлежит разглашению, тщательно оберегается от посторонних глаз.

Как происходит подготовка к уничтожению

Уничтожению подлежат конфиденциальные документы с истекшими сроками хранения. Это могут быть как бумажные, так и электронные носители информации. Подготовка конфиденциальных документов к уничтожению состоит из следующих мероприятий:

  • создание экспертной комиссии;
  • сортировка дел, отдельных документов, электронных носителей информации и подготовка их к уничтожению;
  • создание акта, подтверждающего необходимость в уничтожении документов.

Акт не составляется:

  • на испорченные бумажные или электронные носители;
  • на черновики, наброски, проекты документов;
  • на внутренние описи документов, хранящиеся у исполнителя.

Акты, оформленные экспертной комиссией, подписывает руководитель компании или организации, в которой идет уничтожение документов.

Уничтожение документов

Независимо от того, как уничтожаются документы: по составленному акту или без него важно, чтобы при уничтожении информация с документов не попала посторонним. Документы уничтожаются своими силами, если для этого имеются необходимые мощности, или с привлечением сторонней компании. Конфиденциальные документы уничтожаются промышленным шредером, или сжигаются в печи. Первое предпочтительнее при больших объемах бумаги, так как измельченная бумага отправляется в макулатуру на вторичную переработку.

Сжигание допускается при небольших объемах и повышенной секретности конфиденциальной информации.

Существует еще такой способ, как химическая обработка документов, но этот способ не приемлем для большинства компаний, так как требует наличия специальных емкостей и дорогостоящих реагентов. Можно, конечно, обратиться в стороннюю компанию, специализирующуюся на химическом уничтожении. Но это не гарантирует сохранения конфиденциальности, поскольку химическое уничтожение – процесс длительный и трудоемкий. Представитель заказчика не может контролировать его в течение нескольких часов.

Такой метод, как закапывание, не подходит для конфиденциальных документов, поскольку все, что закопано, можно выкопать. И, как показала практика, закопанные документы могут десятилетиями храниться в земле, не разлагаясь.

Шредирование – оптимальный вариант уничтожения конфиденциальных и особо ценных документов

Компания «РАБОТОП» специализируется на уничтожении офисных и архивных документов промышленным шредером. Агрегат установлен на автотранспорте. Мы сами приезжаем к заказчику, вместе с промышленным агрегатом, оператором и грузчиками и уничтожаем подготовленные документы. Мы так же вывезем измельченную макулатуру в опечатанных коробках к месту вторичной переработки.

Сервис обратного звонка RedConnect