Можно ли уничтожать документы без экспертной комиссии?

Уничтожение документов без экспертной комиссии и нарушением Законов об архивах, о бухгалтерском учете, и налогового кодекса влечет административное и даже уголовное наказания. Не надо брать на себя ответственность за уничтожение документов, даже если истек их срок хранения. Ведь и в сроках могла быть допущена ошибка.

Как уничтожаются документы?

Хранение и уничтожение документов регламентируется законодательством и отдельными постановлениями Правительства. И потому к вопросу об уничтожении следует подходить ответственно. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник, имеющий специальное архивное образование. Обязательно присутствие в этой комиссии главного бухгалтера, руководителя компании, или его заместителя.

Даже тогда, когда срок хранения документов истек, папку бумагами тщательно проверяют, чтобы исключить ошибку. Ведь в одну папку могут быть вшиты бумаги, успевшие приобрести научную, историческую или иную ценность. Такие бумаги хранятся бессрочно.

Итак, для уничтожения документов сначала создается комиссия, которая внимательно изучает документы, перепроверяет сроки хранения. По тем бумагам, которые будут уничтожены, составляется опись, и эта опись хранится бессрочно.

Если экспертиза ценности проводится впервые

Экспертизу ценности документов проводят архивариус совместно с делопроизводителем и секретарем. На этом этапе работы присутствие сотрудника с архивным образованием обязательно.

  • Сначала все документы разделяют по годам их создания.
  • Следующий этап – экспертизу ценности проводит комиссия, созданная руководителем предприятия. Документы проверяются на значимость в историческом, научном, экономическом отношении;
  • Окончательную проверку этих документов делает архивариус. Он проверяет бумаги, подлежащие уничтожению, на предмет завершения срока хранения.
  • Результат экспертизы ценности фиксируется документально. Составляется два документа: опись бумаг, выделенных к уничтожению, и общая опись документов, прошедших экспертизу.

Еще один важный момент. Всякое сомнение решается в пользу хранения документа. Если не истек срок хранения, но как бы маловажным ни казалась бумага, ее следует оставить на хранение. Если хоть один член комиссии считает, что документ представляет интерес, и его необходимо оставить, значит, его необходимо оставить.

Как уничтожаются документы?

Не допускается выбрасывание документов на свалку, так как среди них могут оказаться документы с секретным содержанием, представляющие интерес для конкурентов, бизнес-планы, технические разработки, чертежи и схемы. Документы уничтожаются одним из двух способов: сжиганием в печах или шредированием.

Наша компания «Работоп» оказывает услуги компаниям, предприятиям, общественным и другим организациям в уничтожении документов шредированием. Это наиболее оптимальный способ уничтожения бумаг, поскольку, сохраняется бумажная масса и она может пройти вторичную переработку.

Оставьте нам заявку, и мы приедем к вам на территорию компании, и прямо на ваших глазах проведем шредирование.

Сервис обратного звонка RedConnect