Способы уничтожения архива бухгалтерских документов

Процедура хранения и уничтожения бухгалтерских документов прописана в Федеральных Законах о бухгалтерском учете и об архивном деле, в Положении о документах и документообороте. Срок хранения для бухгалтерских документов предусматривается не менее 5 лет после завершения отчетного периода. Основанием для уничтожения бухгалтерских документов, хранящихся в архивах, служит завершение срока хранения документов, предусмотренное Федеральными законами и соответствующими положениями и правилами.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов

Прежде чем уничтожить бухгалтерские архивы, назначается их экспертиза, цель которой - определить степень актуальности и уровня секретности. Для этого в организации приказом руководства создается комиссия из числа опытных и квалифицированных сотрудников. В ходе экспертизы оставляются описи документов для постоянного и временного хранения.

Если сроки хранения установлены с нарушением законодательства, непреднамеренно или умышленно занижены, руководство может понести ответственность за это нарушение.

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который подписывает руководитель предприятия. Документы упаковывают соответствующим образом и передают на утилизацию или переработку.

Сдавать документы на утилизацию в первозданном виде рискованно, поскольку они могут стать предметом торга, попасть в руки конкурентов. Поэтому перед тем как их утилизировать, рекомендуется переработать до состояния, когда их невозможно будет прочесть.

Самым надежным методом переработки документов, чей срок хранения истек, является шредирование. Промышленному шредированию подвергаются также электронные носители информации: мягкие диски, флеш-накопители, карты памяти, в том числе и телефонные сим-карты. И, если учесть, что бухгалтерские архивные документы хранятся не только на бумажных, но все чаще и на электронных носителях, то промышленное шредирование является одним из самых доступных методов уничтожения информации.

Когда нельзя уничтожить документы

Для бухгалтерских документов существуют условия, запрещающие уничтожать отчеты даже по истечении срока хранения. Это, когда компания несла убытки, и финансы перераспределялись на последующие периоды. В этом случае срок хранения документов увеличивается на время, отведенное для распределения средств.

Куда обратиться для уничтожения документов?

В каждой компании стоят небольшие офисные шредеры. Но когда речь идет об архивах, где содержатся сотни килограммов бумаги, офисному шредеру не справиться. Поэтому свои услуги предлагает компания «Работоп» специализирующаяся на уничтожении бумажных и электронных документов.

Если требуется быстро и эффективно уничтожить бухгалтерские активы, позвоните в компанию «Работоп, работающую в Москве и Московской области. Мобильная бригада приедет в указанное время и в указанное место, чтобы оперативно уничтожить любые объемы архивов с истекшими сроками хранения.

После уничтожения документов составляется еще один акт, подтверждающий факт уничтожения, который, кроме руководителя компании подписывает и представитель организации, выполнившей уничтожение.

Сервис обратного звонка RedConnect