Требование к формированию электронного архива документов

Автоматизация, использование электронных устройств вносят в архивную работу свои коррективы. Сейчас сложно представить себе современный архив без компьютеров, оснащенных профессиональным программным обеспечением, без сканеров или принтеров, на которых бумажные документы оцифровываются, а цифровые – распечатываются на бумаге. Новые технологии формируют новые правила. Организации, работающие с большим документооборотом, все чаще предпочитают хранить информацию в электронном виде.

Документы в электронном виде хранятся внутри организаций так же, как и бумажные, в течение установленного российским законодательством, времени.

Как создается электронный архив

Для формирования цифрового архива требуется специальное оборудование и программное обеспечение. Все документы, хранящиеся на бумажных носителях (если можно назвать так листы бумаги форматом А4, на которых пишется и печатается всякая корпоративная и не только, информация) переводится в цифровой формат на специальных сканерах, подключенных к компьютерам. С компьютера (ноутбука) информация переносится на внешний электронный накопитель. Это может быть мягкий или жесткий диск, флеш-накопитель, карта памяти.

Напомним, что на профессиональном языке сотрудников архивов партия документов, распределенная в системном, хронологическом, или функциональном порядке, или систематизированная иным образом, называются единицей хранения. Так, архивную единицу хранения могут представлять:

  • дела, содержащие от двух до нескольких десятков томов;
  • бухгалтерские отчеты за определенный год;
  • кадровая документация;
  • протоколы заседаний, распределенные по годам и т.п.

В процессе формирования электронного архива каждая единица хранения записывается на два разных по типу электронных накопителя. Один носитель информации является рабочим, второй основным. На нем сохраняется служебная информация, и этот электронный инструмент является своеобразным неприкосновенным запасом архива.

Рабочий носитель информации подключен к серверу и посредством специальных программ дает возможность сотрудникам компании, имеющим доступ к данному архиву, при необходимости подключиться к нему и найти, находясь на рабочем месте, требуемую папку или документ.

Основной носитель информации хранится в определенных условиях. С него информацию перезаписывают, когда рабочий накопитель выходит из строя.

Как должны храниться ЭД?

Для хранения электронных архивов предпочтение отдано формату PDF/A. Этот формат при необходимости:

  • конвертируется в форматы doc, txt и другие;
  • копируется;
  • скачивается с носителя в компьютер;
  • менее других искажается при форматировании.

Для формирования и хранения электронных архивов требуется наличие программных и технических средств, способных воспроизвести, скопировать, перезаписать информацию с данного электронного носителя, а также обеспечивающих возможность контролировать техническое состояние данных носителей.

Кстати, обеспечению контроля над техническим состоянием цифровых носителей уделяется особое внимание. Правила требуют, чтобы во время хранения электронной документации в территориальных архивах выполнялась проверка технического состояния электронных накопителей не реже одного раза в 5 лет. В ходе проверки сотрудник обязан убедиться в целостности носителя и возможности воспроизведения хранящихся документов.

И если обнаруживается изменение технического состояния электронных накопителей документации, должна быть выполнена перезапись ЭД на новые информационные носители. Во время перезаписи важно сохранить аутентичность, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в ЭД.

Чтобы упростить доступ к ЭД с целью получения необходимой справки или требуемой информации, в архиве должен быть создан фонд для пользования электронными файлами.