Как правильно прошивать документы: технология архивного переплета

Прежде чем сдать документы на архивное хранение, они проходят предварительную подготовку. Суть подготовки заключается:

  • в систематизации бумаг по датам, категориям;
  • в удалении лишнего (то есть дубликатов и черновиков);
  • в составлении описи.

Из документов также убираются скрепки и другие элементы крепежа. В процессе работы бумаги проверяются на наличие полей. Если слева свободный край отсутствует, то документ необходимо переделать.

Подготовка документа к сдаче в архив       

Отсутствие полей по левому краю документа делают его нечитабельным после прошивки, так как в процессе соединения (сшивания листов) часть букв может оказаться под швом или слоем клея.

Подготовленные листы выравниваются по левому и верхнему краям. Если в документ вшивается лист размера большего чем стандартный формат А4, то он подгибается таким образом, чтобы в шов попал только свободный левый край, а весь лист можно было разложить.

Опись документов кладется сверху, она является содержанием тома. Сверху и снизу накладывается листы плотного картона, которые составят обложку переплетенного тома.

Для прошивки документов потребуется станок, на котором выравниваются и зажимаются листы. Острым шилом или дрелью высверливаются 4-5 отверстий на расстоянии 3 см дуг от друга. Затем в отверстия, начиная от верхнего, вводится игла с крепкой нитью. На конце остается свободный край, длина которого равна длине листа. Игла входит в каждое отверстие и захватывает нитку, оставшуюся свободной. В конце шва обе нити сходятся. Переплетчик плотно натягивает их, связывает, а концы выводит за задний лист, где приклеивает их. Как опечатывается прошитый документ.

Опечатывание документа

Чтобы исключить несанкционированную выемку документа, его необходимо опечатать. Для этого берется бумажный квадратик, на него намазывается клей. Квадратик накладывается на нити и приклеивает их к последнему листу обложки. С этой же целью нередко используют сургучную печать, которой запечатывают нити переплета. На квадратной «заплатке» указывается количество листов в томе, дату оформления переплета и подпись ответственного лица. Иногда ставится печать организации.

В процессе подготовки документов для длительного хранения обнаруживаются бумаги, которые хранить нет необходимости. Это черновики, малозначимые документы. Накапливаясь в папках и шкафах, они только занимают место. Выбросить в корзину их нельзя, поскольку на них имеется корпоративная информация. Мобильная бригада компании «Работоп» готова приехать, чтобы уничтожить документы с истекшими сроками хранения и низкой корпоративной значимостью. После шредирования мы сами утилизируем бумаги. Вам только останется подписать акт об утилизации и оплатить услугу.

Сервис обратного звонка RedConnect