Сроки хранения документов

Длительность хранения документации в государственных, региональных учреждениях, в трудовых коллективах, и других, подобных организациях регламентируется Федеральным законом N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", изданным от 22.10.2004. В зависимости от степени важности информации, содержащейся в документе, определяются следующие сроки:

  • временное;
  • долговременное;
  • постоянное хранение.

Государственные документы         

К государственным документам относятся Законы, указы, постановления, распоряжения Президента и правительства Российской Федерации, субъектов РФ, муниципальные нормативные, правовые акты.

Для этих документов определяется обязательный постоянный срок хранения в местах их разработки и утверждения, то есть в правительственных или в местных архивах. Эти документы представляют собой интерес для истории государства (региона). В местах использования такие документы хранятся до тех пор, пока в них не отпадет надобность.

Организация юридического лица

Документы, связанные с образованием юридического лица – реестры, учредительные документы, протоколы совещаний на уровне генерального директора, собраний акционеров, хранятся постоянно. Постоянному хранению подлежат документы, связанные с формированием трудового коллектива: сведения о штатном расписании, кадровых расстановках, заработных платах, поощрениях и наказаниях сотрудников. В случае расформирования предприятия или иного юридического лица, документы, предназначенные для постоянного или долговременного хранения, передаются в местные, региональные архивы.

Постоянно или долговременно хранится проектно-сметная документация выстроенных и используемых объектов, а также документы с научно-техническим содержанием.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Содержание финансовых документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете». Минимальный срок хранения для этой категории документации – не менее 5 лет. Документы, помеченные грифом «Для постоянного хранения» передаются в архив предприятия, где должны содержаться от 10 лет и более.

Так длительный, или долговременный срок хранения определяется для следующих финансовых отчетностей:

  • о прибылях и убытках;
  • о целевом использовании средств;
  • аналитические документы;
  • разделительные, ликвидационные балансы;
  • отчеты по субсидиям и субвенциям и др.

Ответственность за сохранность бухгалтерских документов возлагается на главного бухгалтера. В случае неправильного определения длительности хранения и преждевременного уничтожения документа, бухгалтер несет административную ответственность.

Для уничтожения документов с истекшим сроком хранения (когда скопились уже тонны бумаг) чаще всего вызывают мобильный шредер прямо к дверям организации.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в Москве

Наша компания ООО «РАБОТОП» занимается уничтожением и утилизацией:

Мы гарантируем полную конфиденциальность самой процедуры и исключение риска утечки информации, содержащейся в архивных документах. Чтобы заказать услугу шредирования или уточнить возникшие вопросы, необходимо позвонить по номеру телефона, указанному вверху страницы, написать на электронную почту или заказать звонок (бесплатно).

Сервис обратного звонка RedConnect