Правила составления описи документов

Перед отправкой документов в архив, когда все документы в томе систематизированы, перед тем как его переплести, составляется опись документов. Опись является содержанием тома, в нем указываются названия документов, номера и даты.

Как составляется опись?

Опись составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр вшивается в том с документами, а второй остается в компании, сформировавшей документы для архивного хранения. Второй экземпляр описи поможет при необходимости отыскать в архиве нужный документ, так как по описям, в которых указываются названия и номера фондов, номера томов, проще будет найти нужное дело, если потребуется запросить его из архива для работы.

 Опись составляется для следующих документов:

  • отправляемых на постоянное или временное хранение, срок которого превышает 10 лет;
  • прошедших экспертизу ценности;
  • относящихся к кадровому составу предприятия.

Описи документов, предназначенных для отправки в архив, составляются непосредственно под руководством и контролем сотрудников архивов.

Что содержится в описи

В описательной части этого документа содержится следующая информация:

  • порядковый номер дела (тома);
  • индекс дела (тома, или отдельной части);
  • заголовок дела (тома), который полностью повторяет его заглавие на обложке папки (подшивки);
  • даты формирования дела (тома);
  • количество листов в подшивке или в папке;
  • срок хранения документов в архиве.

Основная часть описи содержит заглавия документов и даты их создания. Каждое отдельно взятое дело вписывается в опись под собственным порядковым номером. А если дело или том состоит из нескольких частей, то отдельно нумеруется каждая часть тома или дела. При необходимости к описи добавляются список сокращений, указатели, переводы иностранных слов.

На основе отдельных описей томов и дел оставляется годовой раздел единой сводной описи. Эти документы готовят архивные сотрудники компаний и предприятий при участии сотрудников территориального архива, где будут храниться документы.

Когда подготовлены и отправлены документы в архив, и составлены и подписаны все сопроводительные документы, самое время проверить шкафы и полки и избавиться от лишних бумаг.

Компания «Работоп» окажет эту услугу организациям Москвы. На территорию клиента подъедет мобильный шредер с бригадой сотрудников, все ненужные документы будут измельчены с соблюдением конфиденциальности и секретности. А мешки с измельченной бумагой мы сами вывезем и утилизируем.