Порядок передачи документов на хранение

Документы, имеющие краткосрочное хранение, остаются в пределах предприятия, компании, организации, а те документы, которые должны храниться более десяти лет, передаются в местный территориальный архивный фонд, где будут храниться назначенный для них период времени. Компания или организация, передающая документы на хранение в архив, называется фондообразователем.

Как готовятся документы для передачи в архив

Перед тем, как документы будут переданы на архивное хранение, они проходят несколько подготовительных этапов. Сначала назначается специальная комиссия, возглавляет которую руководитель компании, организации. Комиссия проводит экспертизу ценности, определяет значимость каждого листа в соответствии с Налоговым кодексом и Федеральными законами:

  • «Об архивном деле»;
  • «О бухгалтерском учете»;
  • «О государственной тайне»;
  • «О коммерческой тайне».

Затем все документы систематизируются по содержанию, датам, срокам хранения. Подшиваются в папки и нумеруются. Причем, нумеруются не только отдельные папки, но и каждая страница в отдельности. В каждой папке должно содержаться не более 250 листов. Для каждой папки составляется оглавление, в котором постранично перечисляются все документы. Каждая папка сопровождается обложкой, на которой указывается следующая информация.

  • название организации, предприятия;
  • номер тома и дела, к которому принадлежит данная папка;
  • сроки хранения;
  • название подразделения, подготовившего данный документ и телефонный номер ответственного лица;
  • архивный шифр и другие особые отметки.

В каждой папке присутствует заверительный лист, в котором описывается физическое состояние документов. К документам, отправляемым в архив на хранение более 10 лет, прилагается опись, завизированная членами комиссии.

В случае, когда, при передаче архивов обнаруживается несоответствие между содержимым папки и описью, составляется протокол, где указывается отсутствующий документ, и компания обязана приложить все силы, чтобы найти и доставить в архивный фонд потерянные бумаги.

Процесс передачи дел в архив

Когда подготовленные и подшитые документы привозят в местный архивный фонд, сотрудник архива вместе с ответственным представителем компании проверяет и сравнивается реквизиты и содержание передаваемых папок. В завершение процедуры составляется единая архивная опись, которая заверяется подписью ответственных сотрудников.

В ходе работы с документами у компании могут обнаружиться дела и папки, подлежащие уничтожению, которые занимают место. Компания «Работоп» в Москве готова оказать услуги по шредированию бумаг и электронных носителей, подлежащих утилизации. Позвоните по телефону, указанному на сайте или оставьте заявку. Наш сотрудник перезвонит вам.

Сервис обратного звонка RedConnect