Порядок архивации документов

Правильное хранение документов важно для любой организации или компании, независимо от его назначения, доходности или количества сотрудников. Важность сохранности документов закреплена на законодательном уровне.

Работа с документами

Работа с документами предполагает их систематизацию, и классификацию. При отправке на хранение документы должны классифицироваться:

  • по дате издания;
  • по типу: договора, отчеты, приказы и т.п.;
  • по времени хранения;
  • по типу секретности (не секретные, секретные, особо секретные).

Кто отвечает за сохранность документов

В крупных компаниях и государственных структурах с высоким документооборотом предусматриваются помещения для хранения документов. В штате предусмотрены сотрудники со специализацией архивиста, архивариуса.

Если в компании штат архивариуса не предусмотрен, ежегодно приказом руководителя компании создается комиссия, в обязанность которой входит:

  • проведение экспертизы ценности бумаг;
  • систематизация и архивирование документов для длительного и постоянного хранения;
  • создание описей, где перечисляются все названия документов.

Документы, которые направляются на длительное хранение, должны соответствующим образом переплетаться, чтобы избежать случайной потери отдельных листков.

Требования к помещению, отведенному под архив

Размеры помещения, отведенного под архив, зависят от количества создаваемых на предприятии документов. А количество документов в свою очередь зависит от следующих факторов:

  • от количества работающих кадров и текучки. Ведь, как известно, документы, связанные с сотрудниками и работниками, должны храниться не менее 50 лет.
  • от производительности компании, ассортимента изделий;
  • от бухгалтерского документооборота. Надо заметить. Что бухгалтерский документооборот – самый массовый. Срок хранения финансовых отчетов от 1 года до 5 лет и более.

Окончательный срок хранения этих бумаг определяет комиссия.

Подшивки и папки с документами должны храниться на стеллажах в проветриваемом помещении, где соблюдается противопожарная безопасность, определенный режим температуры и влажности, Документы на стеллажах размещаются в алфавитном порядке или по годам, что должно облегчить поиск, если потребуется обратиться к тому или иному документу.

Эта же комиссия решает, какие документы подлежат уничтожению. На основе этих решений составляются соответствующие акты, и проводится уничтожение документов.

Если организация, перед которой встал вопрос об уничтожении документов, находится в Москве или Подмосковье, то компания «Работоп» поможет решить эти проблемы. Мы приедем с мобильным шредером, измельчим и утилизируем ваши архивные бумаги.

Сервис обратного звонка RedConnect