Ответственность за утрату архивных документов

Хранение архивных документов – работа ответственная, и связанная с правовыми нормами. Дело в том, что документы для того и хранятся, что даже через много лет может возникнуть в них потребность. Например, кадровые документы хранят, чтобы человек подтвердил свой стаж при выходе на пенсию. Бухгалтерские документы необходимы для подтверждения добросовестности предприятия в исполнении обязательств перед государством. И уничтожение документов служит фактом скрытия тех или иных обстоятельств. Ряд документов имеют историческую ценность. За утрату документов в зависимости от степени их важности налагается административная или уголовная ответственность. Вот почему к формированию архивов и хранению документов подходят с такой серьезностью.

Как и почему теряются документы

У утери документов могут быть 3 причины:

  1. Форс-мажорные обстоятельства: пожар, наводнение, землетрясение, повлекшее разрушение здания.
  2. Недобросовестное хранение, халатность.
  3. Умышленное уничтожение.

При форс-мажорных обстоятельствах к расследованию причин уничтожения документов привлекаются сотрудники:

  • пожарной инспекции;
  • МЧС - в случае природных катаклизмов;
  • жилищного управления, если затопление произошло по причине аварии на водопроводных системах;
  • органы внутренних дел, если произошла кража.

По результатам расследований этих комиссий оставляется акт. Сотрудник ОВД предоставляет документ, свидетельствующий об открытии уголовного дела.

В случае, если причиной утери документа становится халатность, недобросовестное хранение или умышленное уничтожение документа, проводится внутреннее расследование.

Наказание за утерю документов

За утерю документов наказание может быть лишь административным, это штрафы, сумма которых зависит от важности документов.

Так за утерю налоговых документов выплачивается:

  • 200 рублей за каждый не предоставленный в ходе налоговой проверки, лист документа;
  • 10 тыс. рублей при утрате документов за один налоговый период;
  • 30 тыс. рублей штраф составит, если потеряно документации за несколько подотчетных периодов.

Срок хранения налоговых документов составляет от 5 лет до «постоянно». К последним относятся такие, как книги учетов доходов и расходов.

Если компания уничтожила документы, чтобы уменьшить сумму налогов, и эта сумма в особо крупных размерах, наказанием станет тюремное заключение ее руководителя на срок до 5 лет с запретом занимать руководящую должность еще три года.

Сервис обратного звонка RedConnect