Можно ли уничтожать документы с постоянным сроком хранения?

Деятельность любой компании, любой организации сопряжена с формированием документов. Самыми первыми документами, наверное, становятся регистрационные и учредительные, когда один или несколько человек вкладывают свои деньги и создают предприятие. Потом необходимы люди, которые будут работать над реализацией проектов, созданных учредителями. Принятие этих людей на работу фиксируется кадровыми документами. Потом возникнут затраты на производство и прибыль от продаж. Подобный объем информации не способен удержать в памяти ни один человеческий мозг. Так появляются новые документы. У каждой бумажки, у каждого документа свой срок хранения, который с одной стороны определяется потребностями компании, а с другой, законодательными актами. Так формируется пакет или перечень документов временного и постоянного хранения.

Какие документы в компаниях считаются постоянными

Документы с постоянным сроком хранения существуют в каждой организации. Это самые важные документы, необходимость в которых может возникнуть в любой момент. В их число входят:

  • документы, свидетельствующие о создании и регистрации предприятия;
  • список создателей компании, ее акционеров;
  • протоколы собраний акционеров или учредителей компании;
  • устав компании;
  • документ о принципе построения структурных подразделений;
  • штатное расписание предприятия;
  • бухгалтерские балансы;
  • годовые программы, отчеты планы, и другие документы, регламентирующие работу предприятия.

Документы, подлежащие постоянному хранению, подшиваются или переплетаются. Те бумаги, которые имеют нестандартный формат, хранятся в твердых папках или коробках. Документы, сформированные в единое дело, обязательно нумеруются во избежание случайной потери или умышленного хищения. К каждому делу оформляется лист-заверитель, опись документов и создается обложка.

Что делать с документами, если предприятие расформировано?

Расформирование компании происходит в двух направлениях. Либо компания ликвидируется совсем, либо она реорганизуется. Реорганизация компании тоже ведется в двух направлениях: разделение, когда совладельцы делят бизнес, и каждый идет своим путем, либо слияние с другой компанией. При этом происходит новая регистрация, составляются новые учредительные документы. В случае реорганизации документы, подлежащие постоянному хранению, наследует новая компания.

Если компания ликвидируется полностью, в этом случае судьбу документов постоянного хранения решает экспертная комиссия, которая определяет ценность бумаг и решает, какие документы подлежат уничтожению, а какие отправить в государственный архив на постоянное хранение. В работе экспертной комиссии участвует сотрудник архива.

Таким образом, документы постоянного хранения уничтожению не подлежат и хранятся в архивах бессрочно.

Сервис обратного звонка RedConnect