Какие документы не подлежат уничтожению?

В процессе трудовой, производственной деятельности компании, учреждения, общественной организации образуется огромное количество документов. Одни из них способны представлять историческую, научную или практическую ценность. Другие устаревают почти сразу после своего создания, поскольку служат отражением текущей административной и хозяйственной деятельности организаций.

Как определяется значимость документов

Критериями для определения значимости и научно-исторической исторической ценности документов служат следующие факторы:

  • весомость учреждения, компании, или лица, в деятельности которого образуются документы, авторство этих документов;
  • важность и ценность содержания;
  • время и место создания;
  • юридическая сила документа;
  • подлинный это документ, или его копия;
  • повторяемость информации, содержащейся в документе;
  • физическое состояние бумаг.

Кроме того, существуют документы личного происхождения и личного характера. Тут существуют свои критерии оценки.

  • Насколько значима деятельность лица, чьи документы оцениваются для хранения. Учитывается оценка деятельности данного лица, которая дается в научной прессе. Принимается во внимание значимость его деятельности на государственном и международном уровнях.
  • Существенность содержания документа, его ценность с информационной, научной, исторической, художественной позиций, социально-психологическая насыщенность фактами, представленными в рассматриваемом документе. Учитывается также степень автографичности документа, присутствие личных правок, рисунков, знаков, оригинальность источника.
  • Ценность документов личного происхождения.

Таким образом, документы, представляющие научную и историческую ценность, подлежат постоянному хранению, и передаются в административный (муниципальный) архив.

Хранение документов в экономической сфере

Перечень документов, постоянного хранения отображающих деятельность компании (предприятия) довольно большой, и насчитывает более двух десятков позиций. В их числе:

  • уставные и учредительные документы компании, в том числе списки акционеров и учредителей;
  • приказы по основной деятельности и журналы регистрации этих приказов;
  • годовые бухгалтерские балансы, планы и отчеты;
  • заключения ревизионных комиссий, надзирающих и контролирующих органов, аудиторов,
  • документы, свидетельствующие о благотворительности. И другие.

Для определения документов постоянного хранения создается в компании экспертная комиссия, которая принимает решение о том, какие документы будут храниться в компании постоянно, а какие подлежат уничтожению через определенный промежуток времени. Так, для большинства документов бухгалтерской отчетности определяется срок хранения 5-10 лет, для налоговых документов, 4 года, для кадровых – 50-75 лет.

Сервис обратного звонка RedConnect