Хранение документов - серьезное и ответственное мероприятие, регламентируемое законами «Об архивном деле» о «Бухгалтерском учете» и рядом постановлений, поэтому и уничтожение документов подчиняется некоторому регламенту. Прежде всего, для каждого пакета документов определяется порядок и сроки хранения.
Зачем создается комиссия?
Комиссия создается из нескольких работников организации, предприятия. Руководит ею, как правило, либо заместитель руководителя организации, либо главный бухгалтер, если уничтожение касается бухгалтерской документации.
Задача комиссии:
- Отобрать и подготовить к уничтожению документы, срок хранения которых истек.
- Изучить все документы, наработанные в течение года, определить их значимость и установить сроки хранения значимых документов в соответствии с законодательством. Так, документы, касающиеся бухгалтерского учета и выплаты компанией налогов, должны храниться не менее 5 лет. Кадровые документы хранятся от 50 до 75 лет.
- Подготовить документы, подлежащие хранению в офисе.
- Подготовить документы, подлежащие длительному хранению, для отправки в территориальный архив.
Комиссия проверяет все документы, формирует папки, дела, тома, подшивает их, оставляет перечни для каждой папки. Документы, подлежащие уничтожению, упаковывает в специальные мешки.
Как создается комиссия
Комиссия создается приказом руководителя компании. В нее входят ответственные сотрудники. Если компания крупная и в штате имеется собственный архивариус, то он входит в состав комиссии и следит за соблюдением Закона об архивном деле.
В крупных компаниях такая комиссия работает на постоянной основе. В небольших и средних компаниях руководитель собирает комиссию из ответственных лиц, как правило, в начале нового, или в конце старого года.
Акт об уничтожении документов
На уничтожение документов истекшими сроками хранения составляются акты, подтверждающие необходимость уничтожения данных бумаг. После завершения уничтожения также составляется акт, в котором указывается:
- Перечень уничтоженных документов.
- Способ уничтожения. Например, шредирование мобильное или промышленное.
- Фамилия лица, ответственного за уничтожение.
Акты об уничтожении архивов документов подлежат бессрочному хранению. Для них заводится отдельное дело, которое передается в архив, если компания расформировывается.