Как собрать экспертную комиссию по оценке, списанию и утилизации бухгалтерских документов

Хранение документов - серьезное и ответственное мероприятие, регламентируемое законами «Об архивном деле» о «Бухгалтерском учете» и рядом постановлений, поэтому и уничтожение документов подчиняется некоторому регламенту. Прежде всего, для каждого пакета документов определяется порядок и сроки хранения.

Зачем создается комиссия?

Комиссия создается из нескольких работников организации, предприятия. Руководит ею, как правило, либо заместитель руководителя организации, либо главный бухгалтер, если уничтожение касается бухгалтерской документации.

Задача комиссии:

  • Отобрать и подготовить к уничтожению документы, срок хранения которых истек.
  • Изучить все документы, наработанные в течение года, определить их значимость и установить сроки хранения значимых документов в соответствии с законодательством. Так, документы, касающиеся бухгалтерского учета и выплаты компанией налогов, должны храниться не менее 5 лет. Кадровые документы хранятся от 50 до 75 лет.
  • Подготовить документы, подлежащие хранению в офисе.
  • Подготовить документы, подлежащие длительному хранению, для отправки в территориальный архив.

Комиссия проверяет все документы, формирует папки, дела, тома, подшивает их, оставляет перечни для каждой папки. Документы, подлежащие уничтожению, упаковывает в специальные мешки.

Как создается комиссия

Комиссия создается приказом руководителя компании. В нее входят ответственные сотрудники. Если компания крупная и в штате имеется собственный архивариус, то он входит в состав комиссии и следит за соблюдением Закона об архивном деле.

В крупных компаниях такая комиссия работает на постоянной основе. В небольших и средних компаниях руководитель собирает комиссию из ответственных лиц, как правило, в начале нового, или в конце старого года.

Акт об уничтожении документов

На уничтожение документов истекшими сроками хранения составляются акты, подтверждающие необходимость уничтожения данных бумаг. После завершения уничтожения также составляется акт, в котором указывается:

Акты об уничтожении архивов документов подлежат бессрочному хранению. Для них заводится отдельное дело, которое передается в архив, если компания расформировывается.

Сервис обратного звонка RedConnect