Как правильно подготовить документы к уничтожению

Хранение документов – процесс ответственный, и картинка в наших телесериалах, когда ответственное лицо судорожно уничтожает в шредере бумаги, свидетельствующие о деятельности предприятия, пытаясь скрыть какие-то улики, в реальной жизни недопустима. Тем самым этот руководитель усугубляет собственное положение, «шьет» себе лишнюю статью. А на это добровольно никто не пойдет.

Этапы, предшествующие уничтожению документов.

Документы хранятся в архивах предприятия некоторое количество лет, а потом для их уничтожения создается комиссия из руководящих, ответственных лиц компании, представителя секретариата (административно-хозяйственного отдела). Комиссия создается приказом руководителя компании. В ее обязанности входит:

  • определить сроки хранения документов и дел, образованных в текущем году, и предыдущие годы, если такая работа не была проведена ранее;
  • провести экспертизу ценности документов, срок хранения которых завершился;
  • создать описи документов, назначенных к постоянному или временному хранению, в том числе и тех, которым предстоит храниться более 10 лет;
  • рассчитать и назначить время хранения дел, документов, в соответствии с законодательством. Подготовить эти документы к хранению;
  • создать акт о назначении документов к уничтожению, составить опись документов, подлежащих утилизации.

После составления описи документов дела, подлежащие уничтожению, упаковываются в отдельные мешки. Их даже можно не расшивать, если среди бумаг не оказалось таких, которые выделяются для хранения. Современные промышленные шредеры измельчат документы вместе со скрепками, скоросшивателями, обложками. Для этих агрегатов ничего не стоит измельчить толстенную книгу. Такой агрегат и у нас, в компании «Работоп». Промышленный агрегат установлен на грузовичок «ГАЗель», и на этой машине приезжает бригада из двух грузчиков и оператора, работающего на шредере.

Машина останавливается под окнами офиса, грузчики вынесут мешки с документами, подготовленными к утилизации, а оператор на глазах ответственного сотрудника компании измельчит все бумаги в шредере, и снова упакует измельченную макулатуру в мешки. Наши сотрудники вывезут макулатуру к месту вторичной обработки бумаги.

Цены за наши услуги вполне умеренные и доступные. Если вам необходимо уничтожить документы, у которых истек срок хранения, позвоните по номеру, указанному на сайте, или оставьте заявку. Наш менеджер свяжется с вами.

Сервис обратного звонка RedConnect