Как организовать архивное хранение документов

Сроки и условия для хранения документов определяются «Перечнем типовых управленческих документов», утвержденным в 2006 году Росархивом.

Места и способы хранения

В Перечне упоминается о том, что государственные органы обязаны передавать документы для хранения в территориальное отделение государственного архива. Частные структуры и коммерческие организации выбирают способ хранения своих документов самостоятельно, и в этом отношении выбор способов и мест хранения гораздо шире.

Минимальное время хранения бумаг в коммерческих структурах указано в Перечне. Для отдельных категорий документации это 1,2, 5 и 10 лет. Фактический срок содержания бумаг определяются организацией делопроизводства. Коммерческие компании хранят документы по мере их необходимости.

Крупные и средние коммерческие организации, построившие собственные офисы, заранее предусматривают помещения для архивирования документов. Те компании, которые арендуют офисы, как правило, не имеют лишних площадей и потому предпочитают сдавать документы на хранение в специальные учреждения и службы.

Условия для хранения документов

При подготовке бумаг на хранения, все бумаги систематизируются в определенном порядке, оптимальном для той или иной сферы деятельности. На папках указывается срок хранения.

К помещению, в котором будут храниться документы, тоже предъявляются определенные требования:

  • помещение должно быть устойчивым к возгоранию;
  • оно также должно быть защищено от возможного подтопления;
  • из помещения, где хранятся документы, должен быть запасной выход;
  • в помещении не должно быть магистральных трубопроводов. Исключение составляют те, которые изолируются защитными материалами и конструкциями;
  • розетки и электропроводка должны быть скрытыми;
  • в архивных помещениях запрещено использование электронагревательных приборов и открытого огня в любом виде;
  • в помещении, где хранятся документы, нельзя курить, хранить пищевые продукты.

Все названные требования не зависят от того, какого рода документы хранятся в помещении: частные или государственные, коммерческие, или управленческие. Существуют требования в отношении климата, который должен соблюдаться в архивном помещении: температура – 17-19о тепла, влажность – 50-65%.

Архивные помещения устраиваются в отдельных зданиях, или изолированных помещениях офисных центров. Архивы нельзя размещать рядом с объектами общественного питания, химическими или иными складами.

Для заказа уничтожения документов с истекшими сроками действия воспользуйтесь услугами компании «РАБОТОП». Мы предоставляем услуги как мобильного уничтожения архивов бумаг, так и утилизации документов при помощи промышленного шредера.