Этапы ведения электронного архива

Сейчас все больше организаций предпочитают хранить документы в электронном виде. Причин тут несколько: Во-первых, большинство компаний уже ведут делопроизводство на компьютерах, имея для этого офисные инструменты (принтеры и сканеры, позволяющие переводить бумаги из одного вида в другой. Вторая причина заключается в том, что в электронные документы занимают места в разы меньше, чем бумажные, и для них не надо иметь большие по площади помещения. Хотя для хранения электронных носителей должны соблюдаться определенные требования.

Преимущества хранения документов в цифровом формате

Хранение документов в электронном виде имеет множество достоинств:

Электронным архивом называются документы, хранящиеся на электронных носителях: на жестких и мягких дисках, картах и флеш-накопителях памяти. Документы преобразуются в электронный вид двумя способами:

  • Первичное формирование электронного документа, когда оно образуется на компьютере посредством офисных программ, и сохраняется на одном из электронных носителей. Такой документ может быть отсканирован при необходимости на бумажный носитель.
  • Вторичным создание электронных документов называется тогда, когда созданный на бумажном носителе документ сканируется в цифровой формат. Вторичная оцифровка документов проводится со старыми бумагами, созданными на печатных машинках, при офсетном печатании и других методах нецифровой печати.

Этапы формирования электронного архива

Вторичное создание электронного архива состоит из нескольких этапов:

  1. Бумаги расшиваются, м них удаляются скрепки и другие металлические предметы;
  2. Бумаги сложить в одном направлении, чтобы потом проще было сканировать, а аппарат смог их распознавать.
  3. Отсканировать документы на офисном сканере. Сканирование может быть планшетным, или поточным. Это зависит от формата документов, качества бумаги. Оцифровка выполняется в pdf или tif формате.
  4. Обработка и структурирование оцифрованного материала. На этом этапе весь оцифрованный материал проверяется на качество изображения, при необходимости выполняется его реставрация или переоцифровка.
  5. И заключительный этап – создание системы поиска.

Электронные носители должны храниться в сухом помещении, при определенной температуре воздуха. Повышенная влажность приведет к окислению металлических элементов на электронных носителях, а излишне высокая температура станет причиной деформации мягких дисков.

У электронных архивов есть один недостаток. Техника устаревает морально и физически, а ей на смену приходит более прогрессивная и совершенная, и поэтому архивы необходимо периодических перезаписывать, переносить на более совершенные носители. Все это требует некоторых усилий и материальных затрат.

Уничтожение бумажных носителей

После того, как бумажные архивы переведены в цифровой формат для длительного хранения, их можно уничтожить, и тем самым освободить помещение для плодотворной работы офиса. Позвоните нам в компанию «Работоп» в Москве. Наша компания выполняет уничтожение документов мобильным шредером, и мы приедем, чтобы выполнить эту работу на территории вашего офиса и под наблюдением ответственного сотрудника. Чтобы заказать услугу, можно также оставить заявку на сайте, и мы вам перезвоним.

Сервис обратного звонка RedConnect