Электронное архивирование все плотнее входит в жизнь современных предприятий и организаций. Сохраняемые в надлежащих условиях карты памяти, диски, флеш-накопители способны содержать десятки, сотни томов, дел. Например, на одном жестком диске с памятью в 250-300 Гб можно сохранить информацию, хранящуюся на десятках стеллажей. Нахождение нужного документа на компьютере занимает минимум времени. Поэтому электронное хранение документов используют не только действующие организации, но и государственные и территориальные архивы.
Как создается электронный архив
Создание электронного архива состоит из 4-х этапов.
1. Подготовка бумаг для сканирования
Перед тем как отсканировать бумаги их необходимо подготовить:
- папки с делами и томами расшиваются;
- из них удаляются скрепки, скобы;
- листы большого формата предварительно разворачиваются;
- все документы должны лежать в одном направлении;
- документы складываются системно по датам, номерам, назначению.
Подготовка бумаг облегчит процесс сканирования и сэкономит время в последующем сканировании и систематизации уже электронных документов.
2. Оцифровка
Оцифровка, сканирование документов – это перевод их в электронный формат. Эта работа выполняется профессиональным офисным сканером. При отсутствии в компании специалиста по сканированию документов, его можно привлечь из сторонней компании.
3. Обработка и структурирование
Под обработкой подразумевается улучшение качества полученных изображений. В работе над архивом это самый трудоемкий процесс. После того, как все документы будут приведены в соответствующий вид, будут хорошо просматриваться и читаться, необходимо их систематизировать, разместить по виртуальным папкам, создать каталоги, которые впоследствии облегчат поиск нужных документов.
4. Создание поисковой системы
Поисковые системы отличаются степенью сложности, и каждая организация вправе выбрать ту поисковую программу, которая в большей степени отвечает запросам. Поиск выполняется либо по электронному полю, либо по контексту документа. Для поиска не последнее значение имеет формат, в котором создан документ. Общепринятыми для формирования архивов считаются документы, сохраненные в pdf или tif формате.
За время работы в каждой компании собираются и накапливаются электронные носители информации: пластиковые карты, симки сотрудников, мягкие и жесткие диски и другие. Мобильный шредер, которым работают сотрудники компании «Работоп», измельчит электронные носители информации, не подлежащие хранению. Позвоните в компанию, или оставьте заявку на сайте, и мы приедем к вам.