Этапы создания электронного архива

Электронное архивирование все плотнее входит в жизнь современных предприятий и организаций. Сохраняемые в надлежащих условиях карты памяти, диски, флеш-накопители способны содержать десятки, сотни томов, дел. Например, на одном жестком диске с памятью в 250-300 Гб можно сохранить информацию, хранящуюся на десятках стеллажей. Нахождение нужного документа на компьютере занимает минимум времени. Поэтому электронное хранение документов используют не только действующие организации, но и государственные и территориальные архивы.

Как создается электронный архив

Создание электронного архива состоит из 4-х этапов.

1. Подготовка бумаг для сканирования

Перед тем как отсканировать бумаги их необходимо подготовить:

  • папки с делами и томами расшиваются;
  • из них удаляются скрепки, скобы;
  • листы большого формата предварительно разворачиваются;
  • все документы должны лежать в одном направлении;
  • документы складываются системно по датам, номерам, назначению.

Подготовка бумаг облегчит процесс сканирования и сэкономит время в последующем сканировании и систематизации уже электронных документов.

2. Оцифровка

Оцифровка, сканирование документов – это перевод их в электронный формат. Эта работа выполняется профессиональным офисным сканером. При отсутствии в компании специалиста по сканированию документов, его можно привлечь из сторонней компании.

3. Обработка и структурирование

Под обработкой подразумевается улучшение качества полученных изображений. В работе над архивом это самый трудоемкий процесс. После того, как все документы будут приведены в соответствующий вид, будут хорошо просматриваться и читаться, необходимо их систематизировать, разместить по виртуальным папкам, создать каталоги, которые впоследствии облегчат поиск нужных документов.

4. Создание поисковой системы

Поисковые системы отличаются степенью сложности, и каждая организация вправе выбрать ту поисковую программу, которая в большей степени отвечает запросам. Поиск выполняется либо по электронному полю, либо по контексту документа. Для поиска не последнее значение имеет формат, в котором создан документ. Общепринятыми для формирования архивов считаются документы, сохраненные в pdf или tif формате.

За время работы в каждой компании собираются и накапливаются электронные носители информации: пластиковые карты, симки сотрудников, мягкие и жесткие диски и другие. Мобильный шредер, которым работают сотрудники компании «Работоп», измельчит электронные носители информации, не подлежащие хранению. Позвоните в компанию, или оставьте заявку на сайте, и мы приедем к вам.