Все ли документы можно перевести в электронный вид?

В электронный вид физически можно перевести любой документ. С появлением электронной подписи физического или юридического лица эти возможности стали многократно шире. Можно ли хранить документы только в цифровом формате? Этот вопрос дискуссионный.

Плюсы и минусы ведения дел в электронном формате

Офисные работники, оценившие все достоинства ведения дел в цифровом формате, выступают за полный или максимальный переход на бумажное ведение дел и хранения документов в цифровом формате, указывая на преимущества электронных документов:

  • удобство работы с электронными документами;
  • возможность удаленного доступа. Актуальность этого преимущества возросла в последние месяцы, поскольку многие компании перешли на удаленный режим работы;
  • пересылать на расстояние документы тоже удобнее в цифровом формате. Это получается быстрее.

Однако оцифрованные документы имеют свои недостатки. Сбой в подаче электроэнергии способен вывести из строя сервера, сжечь жесткие диски, на которых хранятся цифровые документы. Поэтому электронные архивы должны дублироваться на съемные носители, или иным способом. Желательно чтобы и действующий документооборот имел копии на съемных носителях. Есть у электронных документов еще один противник: проверяющие органы, которым привычнее работать с бумажными носителями информации. Так уж повелось, что эти самые органы привыкли верить «бумажке», и когда этой самой «бумажки» нет, готовы обвинить во всех смертных грехах, вот и получается, что хранить документы в бумажном варианте необходимо для проверяющих.

Пока еще не везде есть возможность использования электронной подписи. Приходится создавать электронный документ, который распечатывается на принтере, подписывается и снова сканируется. Большинство организаций вторично документ не сканирует, сохраняя его на бумажном носителе, или сканирует, если его цифровой вариант необходим для дальнейшей работы.

Выводы

Таким образом, переход на электронный документооборот – факт вполне достижимый, но не в настоящее время. Возможно, что в ближайшем будущем, со временем, офисы сумеют полностью отказаться от бумажного документооборота, перейдя полностью на электронный. Это станет возможным в том случае, если техника станет более надежной, более дешевой и доступной, а охват электронным офисным оборудованием станет повсеместным.

Сервис обратного звонка RedConnect