Почему набирает популярность электронный архив

Почему набирает популярность электронный архив

На вопрос, почему набирает популярность электронный архив, любой продвинутый пользователь компьютера и интернета, скажет: это экономично, быстро и удобно.

Это экономично

На один небольшой флеш-накопитель можно поместить целый шкаф бумаг. На съемный жесткий диск поместится целая комната со всеми стеллажами. А если документы хранить в облаке, то флешки и диски не нужны.

Компании, которая перевела значительную часть своих архивов в электронный вид, не придется тратить огромные деньги на аренду дополнительных помещений для хранения бумаг.

Единственно, компании придется иметь в штате программистов, электронщиков, но без них и так не работает ни одна уважающая себя компания, а на работу принимаются специалисты, способные работать на компьютере с офисными программами и приложениями. 

Это удобно

В компьютер устанавливается программа, которая управляет хранением и поиском нужных документов из электронного архива.

Переведенные в электронный формат бумажные документы, если они не представляют исторической или культурной ценности для города, области и страны, со временем можно отправить на утилизацию. В то время как вся информация будет храниться на электронном носителе, или в облаке.

Это быстро

При необходимости пользователь сможет, не тратя времени, вынуть из архива требуемый документ и начать с ним работу.     

Переведенные в цифровой вариант документы можно переслать партнерам по электронной почте, и это получается быстрее, чем доставлять с курьером, или обычной почтой. Даже если партнер находится на другом конце земного шара, он получит информацию в течение нескольких секунд.

Это секретно

Хранение документов в облаке предусматривает специальные протоколы безопасности, обеспечивающие ограничение доступа для посторонних лиц. Облачная система хранения документов, даже самых конфиденциальных достаточно надежна. Практика показывает, что утечка информации, как правило, происходит по вине сотрудников компании:

  • когда к файловой системе хранения имеют доступ большое число сотрудников;
  • допускается бесконтрольное копирование и рассылка электронных документов;
  • допускается просмотр информации сотрудниками, не имеющими права доступа.

Одним словом, в утечке данных хранящихся в электронном виде информации обычно становится человеческий фактор, или проще говоря, элементарная халатность.

Наша компания рекомендует оцифровать стандартные документы, подлежащие длительному хранению, а бумаги уничтожить. Мы поможем уничтожить и утилизировать ненужные документы, архивы документов, а так же ненужные электронные носители. Что позволит вам освободить помещения в офисах для производительной и комфортной работы.