Электронный архив - формат для хранения

Оцифровка документов позволила решить множество проблем, связанных с хранением документов. Эта проблема особенно актуальна для небольших компаний, не имеющих собственных площадей для содержания архива. Офисные сотрудники, привыкшие работать с множеством бумаг, успели оценить все преимущества оцифрованных документов.

Преимущества сканированных документов

Самое важное преимущество сканирования документов – это сокращение площадей, необходимых для их хранения. На мягком диске или небольшом флеш-накопителе способна храниться информация, занимающая целый стеллаж, состоящий из папок и тысяч листов бумаги. При этом экономятся средства, выделявшиеся раньше на аренду дополнительных офисных площадей, отопление, электроэнергию, направленную на поддержание соответствующего микроклимата в помещении. Вместе с этим нельзя скидывать со счетов и другие достоинства сканирования бумаг и хранения их в электронном виде:

  • удобство поиска. Если для работы требуется какой-либо документ, не надо подниматься из-за стола, искать в шкафах требуемый документ. Достаточно вбить на компьютере в поиск название документа;
  • сохранность. Бумажные носители ветшают, на них стираются тексты, надписи, чертежи. Существует вероятность утраты документа по причине аварийной ситуации, хищения и т.п.»;
  • электронные документы позволяют сформировать информационные базы из документов, не представляющих государственной и коммерческой тайны. Эти документы используются в аналитической работе, формируют общую картину, например, рынка и др.

Какие документы следует сканировать? Электронные форматы документов

Каждая организация вправе решить самостоятельно, какие документы оставить на бумажном носителе, а какие перевести в электронный формат. Ни для кого не секрет, что значительный объем офисной работы давно не ведется ручкой или карандашом, а выполняется в офисных программах на компьютере. Такие документы оцифрованы изначально. Вопрос лишь в том, надо ли их распечатывать на бумаге, или перенести на накопитель и хранить в электронном виде.

Так, в электронном виде ведутся бухгалтерские дела, проектные документы, чертежи, протоколы. Но в бумажном виде остаются приказы и другие организационно-распорядительные документы, юридическая документация, кадровые документы, периодические издания. Организационно-распорядительные документы сканируются и хранятся в компаниях в электронном виде, а все остальное предпочтительнее хранить на бумаге.

Документы сканируются в следующих форматах: tiff, bmp, jpeg, pdf и др. Расширения bmp и jpeg применяются для хранения изображений. Для получения качественного изображения при сканировании выбирается разрешение от 300 dpi на дюйм. Когда документ содержит множество мелких деталей (схемы, карты, чертежи) разрешение выбирается с большим числом точек.

После того, как документы переведены в цифровой формат, хранить бумажные документы нет необходимости. И чтобы они не занимали лишнего места, наша компания «Работоп» окажет организациям услугу по уничтожению бумажных документов. Мощный шредер также с легкостью измельчит ненужные электронные носители. Позвоните нам, или оставьте заявку на сайте.

Сервис обратного звонка RedConnect