Архивация документов с постоянным сроком хранения

Архивация документов с постоянным сроком хранения – это особая тема в архивном деле. Такие документы составляют историю компании, города, региона. Поэтому и бумаги для постоянного хранения отбираются с особой тщательностью. К таким документам относятся бумаги, касающиеся личного состава компании, документы муниципального и государственного значения.

В чем заключается архивация документов для постоянного хранения

Перед архивацией проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению. При этом из папок удаляются копии и черновики основных документов. Они подлежат уничтожению. Если в папке оказываются документы с временным сроком хранения, они переносятся в отдельные папки и дела. Процесс архивации состоит из следующих этапов:

  • На подготовительном этапе специалист по архивации анализирует фонд документов для выявления его состава и особенностей.
  • В процессе сортировки утилизируются документы, не подлежащие хранению.
  • Затем документы систематизируются по датам, назначению, тематике и др. критериям. Разделенные и систематизированные бумаги подшиваются в дела, и на каждой папке проставляется печать владельца документов.
  • Затем готовые, систематизированные дела описываются, составляется перечень листов, содержащихся в папке, указывается срок хранения, архивный код, иные архивные сведения.

После того, как бумаги окажутся систематизированными, пересчитанными и прошитыми, целесообразно сделать для каждого отдельного тома переплет. В переплетенном виде документы могут храниться долго. В среднем в переплетенном томе хранится до 250 листов, и такой том составляет до 4 см толщины. Переплет защищает документы:

  • от случайной порчи;
  • от преднамеренной выемки;
  • случайной потери в процессе работы с ними.

Кроме того, переплет позволяет уплотнить бумаги, благодаря чему освобождаются площади в помещении.

Какие документы подлежат постоянному хранению

Для коммерческой компании или некоммерческой организации документами постоянного хранения являются следующие:

  • регистрационные и учредительные документы, в том числе и устав предприятия;
  • перечень учредителей, акционеров;
  • протоколы общих собраний акционеров или руководителей;
  • распорядительные документы;
  • годовые программы, планы, проекты, отчеты.

Понятие «постоянное хранение подразумевает сохранность документов не менее 10 лет. По истечении этого срока компания вправе решить, какие документы представляют интерес для истории, и их следует оставить на более длительное хранение, а какие целесообразно уничтожить.

Документы с постоянным сроком хранения содержатся в архивах компании, в городском (территориальном) архивном учреждении, или в помещении, арендованном для архивации.

Для уничтожения архивов документов используется такой метод, как – шредирование. Если вам необходимо утилизировать электронные носители или бумажные документы – позвоните в компанию «РАБОТОП». Мы предоставляем услуги как при помощи мобильного шредера, так и промышленного (что почти в 2 раза дешевле)!

Сервис обратного звонка RedConnect