Документальное оформление уничтожения документов

Хранение и уничтожение документов регламентируется российским законодательством: законами «Об архивной деятельности», «О бухгалтерском учете», «Налоговым кодексом» и др. Несанкционированное уничтожение любых документов чревато административным и даже уголовным наказанием лица, совершившего это административное нарушение. За уничтожение документов могут наказать компанию серьезным штрафом.

Но документы имеют склонность накапливаться и дублироваться. Поэтому периодически возникает необходимость в пересмотре всех созданных документов, оценке их значимости и уничтожении бумаг, которые, скорее всего, никогда не будут востребованы.

Что предшествует уничтожению документов

Сначала проводится экспертиза ценности документов. Для этого в компании создается экспертная комиссия, которой руководит сам руководитель предприятия (директор, гендиректор). В состав комиссии обязательно вводят:

  • начальника кадрового отдела;
  • главного бухгалтера;
  • руководителя юридического отдела.

 Все заседания комиссии протоколируются. Процесс подготовки документов состоит из следующих этапов.

  1. Сначала выделяются документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Эту работу проводят руководители соответствующих отделов: бухгалтерии, планового, кадрового и др.
  2. Документы разделяются по годам создания. Этот этап актуален для документов, которые проходят экспертизу ценности впервые.
  3. Прохождение документами экспертизы. На этом этапе участвуют все члены экспертной комиссии, которая решает, представляют ли документы историческую, или научную ценность. Если документы ценности не представляют, им выносится вердикт: «подлежат уничтожению».
  4. В завершение бумаги, подлежащие уничтожению, проверяет архивариус на соответствие срокам хранения. Если срок хранения не истек, архивариус вправе вернуть документы на последующее хранение.
  5. По факту решения экспертной комиссии составляется протокол. Возможно, их будет несколько, по числу заседаний.
  6. Составляется опись дел, документов, в которой отражается результат экспертизы. Затем на основании описи составляется акт о выделении документов к уничтожению.
  7. После того как все описи и акты, в которых отражена последующая судьба рассмотренных документов, будут составлены, они утверждаются на очередном заседании комиссии, после чего их подписывает руководитель компании.
  8. Составляется акт, в котором перечисляются все документы, подлежащие уничтожению. В акте, подписанном членами комиссии, указывается способ уничтожения.

Для документов, подлежащих уничтожению, принимаются меры к утилизации. И эту проблему может взять на себя наша компания «РАБОТОП». Позвоните нам по номеру, указанному на сайте, и мы приедем к вам с мобильным промышленным шредером. Агрегат Intimus в течение нескольких часов измельчит документы, подлежащие уничтожению в мелкие обрезки, которые после опечатывания наш транспорт вывезет и утилизирует.

Сервис обратного звонка RedConnect