Хранение и уничтожение документов регламентируется российским законодательством: законами «Об архивной деятельности», «О бухгалтерском учете», «Налоговым кодексом» и др. Несанкционированное уничтожение любых документов чревато административным и даже уголовным наказанием лица, совершившего это административное нарушение. За уничтожение документов могут наказать компанию серьезным штрафом.
Но документы имеют склонность накапливаться и дублироваться. Поэтому периодически возникает необходимость в пересмотре всех созданных документов, оценке их значимости и уничтожении бумаг, которые, скорее всего, никогда не будут востребованы.
Что предшествует уничтожению документов
Сначала проводится экспертиза ценности документов. Для этого в компании создается экспертная комиссия, которой руководит сам руководитель предприятия (директор, гендиректор). В состав комиссии обязательно вводят:
- начальника кадрового отдела;
- главного бухгалтера;
- руководителя юридического отдела.
Все заседания комиссии протоколируются. Процесс подготовки документов состоит из следующих этапов.
- Сначала выделяются документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Эту работу проводят руководители соответствующих отделов: бухгалтерии, планового, кадрового и др.
- Документы разделяются по годам создания. Этот этап актуален для документов, которые проходят экспертизу ценности впервые.
- Прохождение документами экспертизы. На этом этапе участвуют все члены экспертной комиссии, которая решает, представляют ли документы историческую, или научную ценность. Если документы ценности не представляют, им выносится вердикт: «подлежат уничтожению».
- В завершение бумаги, подлежащие уничтожению, проверяет архивариус на соответствие срокам хранения. Если срок хранения не истек, архивариус вправе вернуть документы на последующее хранение.
- По факту решения экспертной комиссии составляется протокол. Возможно, их будет несколько, по числу заседаний.
- Составляется опись дел, документов, в которой отражается результат экспертизы. Затем на основании описи составляется акт о выделении документов к уничтожению.
- После того как все описи и акты, в которых отражена последующая судьба рассмотренных документов, будут составлены, они утверждаются на очередном заседании комиссии, после чего их подписывает руководитель компании.
- Составляется акт, в котором перечисляются все документы, подлежащие уничтожению. В акте, подписанном членами комиссии, указывается способ уничтожения.
Для документов, подлежащих уничтожению, принимаются меры к утилизации. И эту проблему может взять на себя наша компания «РАБОТОП». Позвоните нам по номеру, указанному на сайте, и мы приедем к вам с мобильным промышленным шредером. Агрегат Intimus в течение нескольких часов измельчит документы, подлежащие уничтожению в мелкие обрезки, которые после опечатывания наш транспорт вывезет и утилизирует.