Первичная бухгалтерская и налоговая документация

Первичные бухгалтерские документы отражают экономическую деятельность предприятия и содержат информацию обо всех финансовых операциях. Здесь получение доходов от продаж произведенной и реализованной продукции, и заработная плата коллектива, и производственные затраты. На основании бухгалтерских отчетов высчитываются суммы налогообложения, бюджетные взносы.

Бухгалтерские документы играют важную роль в деятельности любого предприятия. Потеря хотя бы одного листа из бухгалтерской отчетности искажает экономическую картину, поэтому их хранение закреплено на законодательном уровне.

Законы, регламентирующие порядок хранения финансовых документов

Первичные бухгалтерские документы отражают реальную картину производственно-экономической деятельности предприятия, компании, поэтому. Порядок и условия, при которых должны храниться документы, закреплены на законодательном уровне. Это Закон об архивном деле и Закон о бухгалтерском учете. Есть и другие нормативные акты, которые вносят некоторые коррективы, но все они опираются на эти два закона.

Так, согласно с 29-й статьей Закона о Бухгалтерском учете, все экономические субъекты обязаны обеспечить должную сохранность финансовых документов в течение 5-ти лет и более. В перечень подлежащих хранению бухгалтерских документов входят:

  • регистры бухгалтерского учета, или документы, в которых отражается системам бухучета предприятия;
  • финансовая отчетность, выраженная в таблицах, сводках, и отражающая финансовое состояние компании, движение активов;
  • аудиторские заключения о финансовой отчетности (если проводились аудиторские проверки).

Документы должны храниться, независимо от того, в каком виде они были сформированы – на бумажных или электронных носителях.

О необходимости хранить бухгалтерские документы, подтверждающие достоверность налоговых выплат в течение 4 лет, говорится и в 23-й статье п. 8 Налогового Кодекса.

Условия и порядок, в которых должны храниться финансовые документы внутри компаний, прописан в Положении Мин.Финансов за № 105 от 1983 года "О документах и документообороте в бухгалтерском учете".

Как должны храниться финансовые документы в компаниях, на предприятиях

В соответствии с упомянутым выше Положением на архивное хранение передаются:

  • первичные документы, к которым относятся договора, счета, накладные, кассовые документы расчетные ведомости и многое другое;
  • регистры;
  • бухгалтерская отчетность;
  • балансы.

Это требование обязательно для всех производственных, коммерческих и общественных организаций.

До того, как документы будут подготовлены и переданы на хранение в архивные учреждения, они должны храниться в помещении бухгалтерии, в шкафах с замками. За содержание этих документов несет ответственность сотрудник, назначенный главным бухгалтером. Ответственность за передачу документов в архив возлагается на главбуха.

Бланки строгой отчетности потому так и называются, что к их использованию предъявляются повышенные требования. Даже не заполненные, чистые листы выдаются сотрудникам под роспись в строго заявленном количестве, и за каждый такой листок сотрудник отчитывается перед вышестоящим руководителем. Такие бланки хранятся в сейфах, специальных закрывающихся шкафах и призваны быть недоступными для посторонних. В случае утери таких бланков назначается комиссия, проводится расследование, сотрудник, ответственный за потерю подотчетных бланков подвергается административному наказанию.

Все документы должны подшиваться и переплетаться в хронологическом порядке по истечении месяца, чтобы быть готовыми для передачи их в архив.

Если бухгалтерские документы оказываются уничтоженными или утерянными, то по факту назначается расследование, которое ведет собранная для этого комиссия из сотрудников коллектива. При необходимости к расследованию привлекаются представители следственных органов, государственного пожарного надзора или охраны.

В каждой компании к началу нового финансового года обнаруживаются документы, чей срок хранения истек. Наша компания «Работоп» готова оказать услугу по уничтожению документов, которые стали не нужными. С этой целью на территорию компании-заказчика приедет мобильная бригада со шредером и с соблюдением конфиденциальности уничтожит все архивы документов с истекшими сроками хранения, а также электронные носители информации.