Хранение и уничтожение банковской и кассовой документации

Все коммерческие организации и структуры используют в своей работе банковские и кассовые документы, которые наряду с бухгалтерскими документами хранятся не менее пяти лет, и уничтожаются лишь в том случае, если по таким документам нет незавершенных судебных споров, разбирательств.

Почему следует хранить банковские и кассовые документы

Кассовые и банковские чеки – свидетельство финансовых расходов предприятием, организацией. Они участвуют в финансовой отчетности, в иных бухгалтерских операциях. И потому хранятся обычно в папках вместе с бухгалтерскими документами. Процесс хранения и уничтожения регламентируется теми же законами и правилами, по которым хранятся и уничтожаются другие банковские документы.

Банковские и кассовые документы делятся на три группы:

  • кассовые контролируют движение финансовых средств в банке (в торговом предприятии, где стоят кассовые аппараты);
  • мемориальные – платежные поручения, требования;
  • внебалансовые – приходно-расходные ордера, не влияющие на финансовое состояние предприятия. Это как правило, ценности, выдаваемые из хранилища или из кассы.

Кассовые чеки служат неоспоримым доказательством свершения тех или иных финансовых операций, поэтому к их хранению следует подходить со всей ответственностью. В случае возникновения споров, они играют ключевую роль. Их хранение также регламентируется Законом о бухгалтерском учете и Налоговым кодексом РФ.

Во избежание непредвиденных ситуаций для этих документов создаются электронные копии. Сами документы регулярно систематизируются:

  • кассовые журналы систематизируются по месяцам;
  • мемориальные ордера подшиваются каждый день по датам;

Доступ к банковским и кассовым документам ограничен. Недопустимо легкомысленное отношение к этой форме финансовых документов.

Утилизация банковских и кассовых документов

Банковские и кассовые документы хранятся не менее 5 лет. Вопрос об их уничтожении решает специальная экспертная комиссия.

В процессе подготовки документов к уничтожению составляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается вес, количество дел, подлежащих уничтожению. Если в вашей организации накопилось много кассовых и банковских документов, иных бумаг бухгалтерского учета, подлежащих уничтожению, позвоните нам в компанию «Работоп» или оставьте заявку на сайте. К вам приедет наша бригада с мобильным шредером, и в присутствии ответственного лица уничтожит путем измельчения все ненужные бумаги. После шредирования мы возьмем на себя обязанность по вывозу макулатуры к пункту ее приема.

Сервис обратного звонка RedConnect