Ответственность за неправильное архивное хранение документов

Документы, образующиеся в результате деятельности организаций и компаний, зарегистрированных на территории России, хранятся и уничтожаются в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской федерации».

За какие нарушения могут привлечь к ответственности?

Руководители компаний нередко игнорируют требование законодательства в формировании и должном соблюдении сохранности архива в надлежащем состоянии и порядке. А сотрудники компаний выполняют эту работу по остаточному принципу (когда время свободное появится). Однако, свободного времени никогда не появляется, и потому работа с архивом часто оказывается запущенной.

Между тем, в случае проверки, игнорирование этой части работы с документами чревато не только штрафами. За нарушение условий комплектования, складирования размещения и применения документов, сохраняющихся в архивах, компаний и организаций, предусмотрены гражданско-правовая, административная и даже уголовная ответственность, которая возлагается на руководство этих компаний, или саму компанию (в случае наложения административного штрафа).

Так, например, если обнаруживается отсутствие бухгалтерского документа с не истекшим сроком хранения, и, если это отсутствие ведет к снижению налоговой базы, на предприятие налагается штраф в размере 15 % от суммы переучтенного налога.

В судебной практике России насчитывается немало дел, когда рассматривались наказания за нарушение условий и форм хранения документов.

Как обнаруживаются нарушения?

Нарушения требований хранения и уничтожения архивов обнаруживаются, когда компания не выполняет запросы по тем или иным документам. Нарушения также выявляются в ходе запланированных проверок, проводимых вышестоящим архивом, налоговой службой или местным отделением ПФ России. Сама компания также имеет право инициировать проверку в рамках внутреннего аудита.

Судебные споры

В истории судебной практики известно немало случаев рассмотрения дел, связанных с нарушениями правил и сроков хранения документов. В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны – от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций. С примеры возможных и имевших место судебных споров ознакомьтесь ниже.

Если компания не может представить документ по причине его уничтожения во время стихийного бедствия, она должна доказать, что стихийное бедствие действительно имело место, и спасти документы не представлялось возможным. Подтверждением служат справки из соответствующих инстанций. В случае пожара суд обращает внимание на то, оборудовано ли помещение противопожарной сигнализацией и средствами тушения. Если ответ отрицательный, то вина возлагается на предприятие, ответственное за хранение документа.

Когда документ не предоставляется по причине его хищения, в решении спора возможны варианты. Ответственность возлагается на хранителя документа, если помещение, где оно хранилось, не имело замка, и не обеспечивалось соответствующей охранной сигнализацией.