Архивная обработка документов в процессе ликвидации организации

Причин, когда ликвидируется компания, может быть множество. Это и банкротство, и слияние с более крупной организацией, и реформация. Ликвидация предприятия не означает мгновенного уничтожения всех документов. Длительному хранению подлежат документы, связанные с работой людей в этой компании, меньший срок хранятся финансовые отчеты и бухгалтерия. Всякая ликвидация организации начинается с архивной обработки документов.

Архивная обработка документов

Архивная обработка проводится перед передачей в архив документов подлежащих хранению и уничтожением тех, которые хранению не подлежат. Архивная обработка состоит из нескольких этапов:

  • Сначала составляются описи дел по кадрам. Этим бумагам предстоит храниться в городском архиве не менее 75 лет.
  • Затем описываются бухгалтерские документы, которым предстоит храниться 10 лет.
  • В заключение систематизируются документы, составлявшие внутреннюю жизнь компании: приказы, протоколы, решения, проекты и т.п.

Все документы проверяются по возрасту хранения. Те, у которых сроки еще не истекли, упаковываются для последующего хранения. Документы с истекшим сроком хранения перепроверяются и в соответствующем порядке откладываются для уничтожения. Документы, подлежащие уничтожению, упаковываются в специальные мешки, и для них готовится отдельный акт - бумага подтверждающая необходимость уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Если у ликвидируемой компании имеется правопреемник или вышестоящая организация, то ответственность за последующее хранение возлагается на нее. При отсутствии таковых документы, подлежащие сохранению, отправляются в городской (территориальный) архив.

Архивная обработка документов для хранения

Прежде чем документы отправятся на хранение, необходимо провести следующую работу:

  • Бумаги систематизируются.
  • Отдельные документы, собранные по одной дате или тематике, подшиваются (переплетаются в дела).
  • Все листы в томе нумеруются.
  • Составляется опись документов, содержащихся в томе.
  • И в заключение составляется лист-заверитель дела.

Лист-заверитель и опись документов составляются на специальных бланках. В них описаны, какие именно документы находятся в томе, как располагается документация, особенности отдельных листов. К особенностям относятся листы нестандартных форматов, чертежи, графики, фотоснимки.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Отобранные экспертной комиссией документы, подлежащие уничтожению, сортируются. Для них составляется акт об уничтожении. Бумаги упаковываются в мешки, затем решается, каким способом компания ликвидирует эти документы.

Подлежащие уничтожению бумаги или полностью архивы документов возьмет на себя наша компания «Работоп». Позвоните к нам, или оставьте на сайте заявку. За вполне умеренную плату мобильная бригада со шредером приедет на территорию компании, и в короткий срок уничтожит все ненужные бумаги и электронные носители (если таковые тоже имелись на хранении).

Сервис обратного звонка RedConnect