Статьи

  • Самые распространенные методы утилизации архивных документов

    Документы, хранящиеся длительное время в архивах, со временем утрачивают свою значимость, и приходит момент, когда возникает вопрос об их уничтожении. Проблема с уничтожением документов, содержащих конфиденциальную информацию, периодически встает и перед торговыми, промышленными, транспортными компаниями, общественными организациями. Так какие же существуют способы уничтожения документов?

    Подробнее
  • Утилизация документов - самые экологичные варианты

    Вторичную переработку бумажного сырья в стране еще никто не отменял. А компании, учреждения, организации, предприятия являются самыми большими потребителями бумаги и создателями бумажного утиля. Правда утиль этот оказывается носителем конфиденциальной информации. Этот факт долгие годы приводил к тому, что документы сжигались, и таким образом по стране уничтожались, выбрасывались в атмосферу тонны бумаги. Для утилизации бумаги возможны несколько способов, но они не всегда отвечают нормам охраны природы. В данной статье мы поговорим об экологичных способах уничтожения бумаги, бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения и др.

    Подробнее
  • На что влияет уровень секретности шредера

    Уровень секретности уничтожителя бумаг – это важнейший параметр в его работе. Приобретая шредер, владельцы компаний после мощности обращают внимание на этот показатель. Когда возникли первые уничтожители бумаг, разработчики агрегата были уверены, что создали настоящую защиту для чужих тайн. Но в ответ появились компьютерные программы, способные собирать из отдельных полос целые полотна. Случай, когда иранские ткачи вручную рассортировали шредированные полосы и собрали уничтоженные документы американских «освободителей», войдет в историю. Но он заставил весь мир задуматься о ненадежности продольного шредирования. Были разработаны агрегаты с большим количеством перекрестных ножей.

    Подробнее
  • Можно ли уничтожать документы с постоянным сроком хранения?

    Документы, подлежащие постоянному хранению, подшиваются или переплетаются. Те бумаги, которые имеют нестандартный формат, хранятся в твердых папках или коробках. Документы, сформированные в единое дело, обязательно нумеруются во избежание случайной потери или умышленного хищения. Если компания ликвидируется полностью, в этом случае судьбу документов постоянного хранения решает экспертная комиссия, которая определяет ценность бумаг и решает, какие документы подлежат уничтожению, а какие отправить в государственный архив на постоянное хранение.

    Подробнее
  • Промышленный или мобильный шредер - что выбрать?

    Вопрос в этой теме ставится иначе. Что выбрать: выездную услугу с промышленным шредером на колесах, или установку промышленного шредера в офисе компании. Оба упомянутых варианта имеют собственные плюсы и минусы. О которых мы и поговорим в данной статье.

    Подробнее
  • Как собрать экспертную комиссию по оценке, списанию и утилизации бухгалтерских документов

    Комиссия создается из нескольких работников организации, предприятия. Руководит ею, как правило, либо заместитель руководителя организации, либо главный бухгалтер, если уничтожение касается бухгалтерской документации. Комиссия проверяет все документы, формирует папки, дела, тома, подшивает их, оставляет перечни для каждой папки. Документы, подлежащие уничтожению, упаковывает в специальные мешки.

    Подробнее
  • Уничтожение секретных документов шредером

    Уровень секретности документов определяется в соответствии с постановлением Правительства РФ № 870 от 4 сентября 1995 года «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности». Для работы с документами повышенной секретности используются сложные шредеры с перекрестной резкой, обеспечивающей 6-й уровень секретности. Величина частиц составляет до 12 кв. мм.

    Подробнее
  • Способы уничтожения секретных документов

    В данной статье мы рассматриваем все возможные способы уничтожения секретных документов, а также архивов бухгалтерских бумаг и др. Все плюсы и минусы каждого вида. А также выбираем оптимальный способ.

    Подробнее
  • Административная и уголовная ответственность за незаконное уничтожение документов

    Закрепленные законодательными актами требования о хранении документов предусматривают административное и уголовное наказание за нарушение этих требований. Ответственность за нарушение Закона об Архивном деле регулируется статьей 7 данного Закона. Ответственность за нарушения данного закона регулируется документами, рассмотренными в данной статье.

    Подробнее
  • Требование к формированию электронного архива документов

    Для формирования цифрового архива требуется специальное оборудование и программное обеспечение. Все документы, хранящиеся на бумажных носителях (если можно назвать так листы бумаги форматом А4, на которых пишется и печатается всякая корпоративная и не только, информация) переводится в цифровой формат на специальных сканерах, подключенных к компьютерам. С компьютера (ноутбука) информация переносится на внешний электронный накопитель. Это может быть мягкий или жесткий диск, флеш-накопитель, карта памяти.

    Подробнее
  • Электронный архив - формат для хранения

    Оцифровка документов позволила решить множество проблем, связанных с хранением документов. Эта проблема особенно актуальна для небольших компаний, не имеющих собственных площадей для содержания архива. Офисные сотрудники, привыкшие работать с множеством бумаг, успели оценить все преимущества оцифрованных документов.

    Подробнее
  • Этапы создания электронного архива

    Электронное архивирование все плотнее входит в жизнь современных предприятий и организаций. Сохраняемые в надлежащих условиях карты памяти, диски, флеш-накопители способны содержать десятки, сотни томов, дел. Например, на одном жестком диске с памятью в 250-300 Гб можно сохранить информацию, хранящуюся на десятках стеллажей. Нахождение нужного документа на компьютере занимает минимум времени. Поэтому электронное хранение документов используют не только действующие организации, но и государственные и территориальные архивы.

    Подробнее
  • Правила составления описи документов

    Перед отправкой документов в архив, когда все документы в томе систематизированы, перед тем как его переплести, составляется опись документов. Опись является содержанием тома, в нем указываются названия документов, номера и даты. Опись составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр вшивается в том с документами, а второй остается в компании, сформировавшей документы для архивного хранения. Второй экземпляр описи поможет при необходимости отыскать в архиве нужный документ, так как по описям, в которых указываются названия и номера фондов, номера томов, проще будет найти нужное дело, если потребуется запросить его из архива для работы.

    Подробнее
  • Как правильно прошивать документы: технология архивного переплета

    Прежде чем сдать документы на архивное хранение, они проходят предварительную подготовку. Суть подготовки заключается: в систематизации бумаг по датам, категориям, в удалении лишнего (то есть дубликатов и черновиков), в составлении описи.

    Подробнее
  • Первичная бухгалтерская и налоговая документация

    Первичные бухгалтерские документы отражают экономическую деятельность предприятия и содержат информацию обо всех финансовых операциях. Здесь получение доходов от продаж произведенной и реализованной продукции, и заработная плата коллектива, и производственные затраты. На основании бухгалтерских отчетов высчитываются суммы налогообложения, бюджетные взносы. Бухгалтерские документы играют важную роль в деятельности любого предприятия. Потеря хотя бы одного листа из бухгалтерской отчетности искажает экономическую картину, поэтому их хранение закреплено на законодательном уровне.

    Подробнее
  • Ответственность за неправильное архивное хранение документов

    Документы, образующиеся в результате деятельности организаций и компаний, зарегистрированных на территории России, хранятся и уничтожаются в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской федерации».

    Подробнее
  • Архивная обработка документов в процессе ликвидации организации

    Причин, когда ликвидируется компания, может быть множество. Это и банкротство, и слияние с более крупной организацией, и реформация. Ликвидация предприятия не означает мгновенного уничтожения всех документов. Длительному хранению подлежат документы, связанные с работой людей в этой компании, меньший срок хранятся финансовые отчеты и бухгалтерия. Всякая ликвидация организации начинается с архивной обработки документов.

    Подробнее
  • Архивация документов с постоянным сроком хранения

    Архивация документов с постоянным сроком хранения – это особая тема в архивном деле. Такие документы составляют историю компании, города, региона. Поэтому и бумаги для постоянного хранения отбираются с особой тщательностью. К таким документам относятся бумаги, касающиеся личного состава компании, документы муниципального и государственного значения.

    Подробнее
  • Документы государственной важности - как правильно хранить в архивах

    Хранение документов государственной важности регламентируется несколькими законодательными актами: Закона РФ N 5485-1 от 21.07.1993 года «О государственной тайне». Постановлениями правительства, опирающимися на упомянутый Закон. Хранение секретных документов осуществляется в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004 года.

     

    Подробнее
  • Как организовать архивное хранение документов

    В Перечне упоминается о том, что государственные органы обязаны передавать документы для хранения в территориальное отделение государственного архива. Частные структуры и коммерческие организации выбирают способ хранения своих документов самостоятельно, и в этом отношении выбор способов и мест хранения гораздо шире. При подготовке бумаг на хранения, все бумаги систематизируются в определенном порядке, оптимальном для той или иной сферы деятельности. На папках указывается срок хранения.

    Подробнее
  • Порядок архивации документов

    Правильное хранение документов важно для любой организации или компании, независимо от его назначения, доходности или количества сотрудников. Важность сохранности документов закреплена на законодательном уровне. В крупных компаниях и государственных структурах с высоким документооборотом предусматриваются помещения для хранения документов. В штате предусмотрены сотрудники со специализацией архивиста, архивариуса.

    Подробнее
  • Почему набирает популярность электронный архив

    На вопрос, почему набирает популярность электронный архив, любой продвинутый пользователь компьютера и интернета, скажет: это экономично, быстро и удобно. Хранение документов в облаке предусматривает специальные протоколы безопасности, обеспечивающие ограничение доступа для посторонних лиц. Облачная система хранения документов, даже самых конфиденциальных достаточно надежна. Практика показывает, что утечка информации, как правило, происходит по вине сотрудников компании.

    Подробнее
  • Шредирование – что это такое

    Под шредированием подразумевается уничтожение шредером бумажных документов, архивов, электронных носителей. В малых объемах шредирование копий, черновиков, документов, не подлежащих длительному хранению, выполняется на маломощных, офисных шредерах владельцами и создателями документов. Когда речь идет о тоннах бумаги и сотнях килограммов пластиковых носителей информации, офисного шредера становится недостаточно.

    Подробнее
  • Преимущества вне офисного хранения документов

    В компаниях, специализирующихся на работе с бумагами, документы хранятся на стеллажах в небольших, хорошо проветриваемых помещениях. В них соблюдается пожарная безопасность. В небольшом помещении легче обеспечить требуемую температуру и влажность воздуха. Компании, которые берут документы на вне офисное хранение, заключают договор не на сезон, а на полный срок, необходимый для хранения этих бумаг в соответствии с законом. То есть, от года до пяти лет. Бумаги хранятся в специальных коробах на стеллажах. Доступ к бумагам имеют только те представители компаний заказчика, кто оговаривается в договоре.

    Подробнее
  • Мобильное уничтожение документов

    Для Москвы, где сконцентрировано государственное и областное администрирование, где крупные компании, организации, банки и общества имеют центральные и головные офисы, где документооборот невероятно высок, а архивы насчитывают бумаги десятками тонн, мобильное уничтожение документов – наиболее оптимальная, если не единственная возможность избавиться от ненужной макулатуры.

    Подробнее
  • Аренда шредера для бумаги

    Согласно закону об архивном деле, перед уничтожением ненужных, утративших свою значимость документов назначается комиссия, которая решает, какие бумаги необходимо уничтожить, а какие следует сохранить или передать в архив. На эту работу уходит от месяца и более. Как только документы будут подготовлены к уничтожению, если владелец документов не хочет, чтобы кто-то посторонний видел их бумаги, компания  «Работоп» предлагает арендовать шредер на срок, необходимый для выполнения работы.

    Подробнее
  • Технологии утилизации бумаги

    Сжигание макулатуры, устаревших, подлежащих уничтожению архивов в Москве не рационально. В каждой административной или хозяйственной структуре только за год накапливается не одна тонна макулатуры. Ее сжигание служит одним из способов утилизации. Конечно, огонь поглотит все тайны компании, в том числе и не совсем законные методы хозяйствования. Однако такой способ утилизации крайне не рационален. И в масштабе всей страны приводит к огромным потерям целлюлозы, из которой можно произвести новую бумагу.

    Подробнее
  • Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

    Хранение и уничтожение бухгалтерских документов регламентируется кроме Закона «Об архивном деле», Налоговым кодексом РФ, который следит за тем, чтобы бухгалтерская отчетность не уничтожалась раньше, чем налоговые инстанции смогут проверить доходность той или иной компании и уплаты ею налогов.

    Подробнее
  • Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения – процедура ответственная, выполняется в соответствии с Законом РФ «Об Архивном деле». В данной статье мы расскажем, какие документы попадают под исполнение закона, а также какие существуют основания для уничтожения архивов документов.

    Подробнее
  • Акт об уничтожении документов

    Основанием для уничтожения офисной документации служит акт о выделении документов, подлежащих уничтожению. Акт составляется по факту уничтожения архивов и хранится в компании (организации) не менее двух лет.

    Подробнее
  • Зачем уничтожать электронные носители

    Как показывает практика, с электронных носителей невозможно удалить информацию окончательно и бесповоротно. Работают целые корпорации, создающие программы, которые с разными сроками времени и разным успехом восстанавливают информацию, даже если поверх нее неоднократно записывалась новая. Форматирование жестких дисков не является гарантией, что первичная информация с компьютера не окажется в интернете. Поэтому любой программист с уверенностью скажет: хотите уничтожить информацию, уничтожьте ее носитель.

    Подробнее
  • Уровни секретности документов

    Уровень секретности документов зависит от степени возможного ущерба государству в случае разглашения. Лица, ответственные за хранение таких документов несут ответственность перед государством в случае нарушения секретности, разглашения информации, содержащейся в секретном документе. Степень секретности, сферы государственной деятельности, подлежащие засекречиванию, порядок хранения документов, несущих секретную информацию прописаны в Законе «О государственной тайне», подписанном Президентом РФ Борисом Ельциным в 1993 году.

    Подробнее
  • Способы уничтожения архива бухгалтерских документов

    Процедура хранения и уничтожения бухгалтерских документов прописана в Федеральных Законах о бухгалтерском учете и об архивном деле, в Положении о документах и документообороте. Срок хранения для бухгалтерских документов предусматривается не менее 5 лет после завершения отчетного периода. Основанием для уничтожения бухгалтерских документов, хранящихся в архивах, служит завершение срока хранения документов, предусмотренное Федеральными законами и соответствующими положениями и правилами.

    Подробнее
  • Что делать с документами, если истек их срок хранения?

    Серьезную проблему для организации представляют собой документы с истекшим сроком хранения. Это бухгалтерские учеты, реестры, налоговые отчеты и т.п. Они занимают место в офисе, требуют затрат на содержание. Вывезти их на свалку и просто выбросить нельзя. В документах может содержаться конфиденциальная информация. Что делать?

    Подробнее
  • Какие документы категорически нельзя уничтожать

    В этой статье мы кратко рассмотрим сроки хранения документов, виды докуметов и какие именно бумаги нельзя ни в коем случае уничтожать, а для утилизации каких необходимо привлекать мобильный шредер.

    Подробнее
1    2
Задать вопрос

Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы и произведут расчет стоимости услуг и подготовят индивидуальное коммерческое предложение.

Ваше имя: *

Телефон: *

E-mail:

Интересующий товар/услуга:

Сообщение: *

* - обязательные поля