Статьи

  • Хранение и уничтожение банковской и кассовой документации

    Все коммерческие организации и структуры используют в своей работе банковские и кассовые документы, которые наряду с бухгалтерскими документами хранятся не менее пяти лет, и уничтожаются лишь в том случае, если по таким документам нет незавершенных судебных споров, разбирательств. 

    Подробнее
  • Как правильно подготовить документы к уничтожению

    Документы хранятся в архивах предприятия некоторое количество лет, а потом для их уничтожения создается комиссия из руководящих, ответственных лиц компании, представителя секретариата (административно-хозяйственного отдела). Комиссия создается приказом руководителя компании.

    Подробнее
  • Все ли документы можно перевести в электронный вид?

    В электронный вид физически можно перевести любой документ. С появлением электронной подписи физического или юридического лица эти возможности стали многократно шире. Можно ли хранить документы только в цифровом формате? Этот вопрос дискуссионный.

     

    Подробнее
  • Этапы ведения электронного архива

    Сейчас все больше организаций предпочитают хранить документы в электронном виде. Причин тут несколько: Во-первых, большинство компаний уже ведут делопроизводство на компьютерах, имея для этого офисные инструменты (принтеры и сканеры, позволяющие переводить бумаги из одного вида в другой. Вторая причина заключается в том, что в электронные документы занимают места в разы меньше, чем бумажные, и для них не надо иметь большие по площади помещения. Хотя для хранения электронных носителей должны соблюдаться определенные требования.

    Подробнее
  • Отличие мобильного шредера от промышленного

    Офисные бумажные шредеры делятся на малогабаритные настольные и промышленные. Большие, производительные шредеры выпускаются также с колесами, и их можно перемещать по помещению, перевозя его туда, где нужна его работа. Есть и другая форма мобильных бумажных шредеров с высокой производительностью. Эта форма измельчителей получила название мобильных. 

    Подробнее
  • Можно ли уничтожать документы без экспертной комиссии?

    Уничтожение документов без экспертной комиссии и нарушением Законов об архивах, о бухгалтерском учете, и налогового кодекса влечет административное и даже уголовное наказания. Не надо брать на себя ответственность за уничтожение документов, даже если истек их срок хранения. Ведь и в сроках могла быть допущена ошибка.

    Подробнее
  • Чем определяется качество уничтожения документов

    Способов уничтожения документов придумано немало. Начиная от банального полученного письма на мелкие кусочки и выбрасывания их в мусорную корзину, и кончая сложнейшим шредированием, когда бумага превращается в массу, похожую на табак из сигареты. Разорванное письмо всегда можно вынуть из корзины м сложить кусочки, и поэтому подобный способ не подходит, когда человеку необходимо скрыть от других его содержание.

    Подробнее
  • Ответственность за утрату архивных документов

    Хранение архивных документов – работа ответственная, и связанная с правовыми нормами. Дело в том, что документы для того и хранятся, что даже через много лет может возникнуть в них потребность. Например, кадровые документы хранят, чтобы человек подтвердил свой стаж при выходе на пенсию. Бухгалтерские документы необходимы для подтверждения добросовестности предприятия в исполнении обязательств перед государством. И уничтожение документов служит фактом скрытия тех или иных обстоятельств. Ряд документов имеют историческую ценность. За утрату документов в зависимости от степени их важности налагается административная или уголовная ответственность. Вот почему к формированию архивов и хранению документов подходят с такой серьезностью.

    Подробнее
  • Описание процедуры уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    В процессе подготовки документов, которые должны храниться в архиве некоторое количество лет, проводится отсеивание материалов, подлежащих уничтожению. Но даже эти бумаги не уничтожаются просто так. Учитывая, что восстановить уничтоженные документы невозможно, и что за уничтожение некоторых документов, может возникнуть административная и даже уголовная ответственность, к их ликвидации следует подходить с особым вниманием.

    Подробнее
  • Документы государственной важности - правила хранения

    Хранение документов государственной важности регламентируется федеральными законами «О государственной тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации» и соответствующими постановлениями. К государственным документам относятся все федеральные, административные, муниципальные документы, бумаги, выпускаемые в министерствах, силовых ведомствах. Документы предприятий стратегического назначения также относятся к государственным.

    Подробнее
  • Порядок передачи документов на хранение

    Перед тем, как документы будут переданы на архивное хранение, они проходят несколько подготовительных этапов. Сначала назначается специальная комиссия, возглавляет которую руководитель компании, организации. Комиссия проводит экспертизу ценности, определяет значимость каждого листа в соответствии с Налоговым кодексом и Федеральными законами...

    Подробнее
  • Технология уничтожения конфиденциальных и особо ценных документов

    Конфиденциальными принято считать документы, содержащие особо ценную секретную информацию, от которой зависит деятельность предприятия, компании. Конфиденциальные документы, как правило, подлежат постоянному хранению, к ним бережно относятся и защищают от неправомерной утечки, содержащейся в них информации.

    Подробнее
  • Какие документы не подлежат уничтожению?

    Перечень документов, постоянного хранения отображающих деятельность компании (предприятия) довольно большой, и насчитывает более двух десятков позиций. Для определения документов постоянного хранения создается в компании экспертная комиссия, которая принимает решение о том, какие документы будут храниться в компании постоянно, а какие подлежат уничтожению через определенный промежуток времени. Так, для большинства документов бухгалтерской отчетности определяется срок хранения 5-10 лет, для налоговых документов, 4 года, для кадровых – 50-75 лет.

    Подробнее
  • Документальное оформление уничтожения документов

    Хранение и уничтожение документов регламентируется российским законодательством: законами «Об архивной деятельности», «О бухгалтерском учете», «Налоговым кодексом» и др. Несанкционированное уничтожение любых документов чревато административным и даже уголовным наказанием лица, совершившего это административное нарушение. За уничтожение документов могут наказать компанию серьезным штрафом.

    Подробнее
  • Преимущества уничтожения бумаг на промышленном шредере

    Шредирование бумаг это один из самых распространенных методов уничтожения офисных документов. Этот метод обладает рядом преимуществ, и потому всё больше компаний обращаются к нему.При грамотном проведении шредирования уничтожение документов на промышленном шредере обладает массой преимуществ.

    Подробнее
  • Можно ли утилизировать налоговую документацию?

    Хранение и уничтожение налоговых документов регламентируют Налоговый кодекс РФ и закон о бухгалтерском учете. Сроки хранения налоговой документацией определены исходя из необходимости возможных проверок субъектов, выплачивающих эти налоги. Налоговый Кодекс РФ конкретно называет этот срок. 4 года должны храниться налоговые документы, а также бухгалтерские расчеты, подтверждающие суммы налогообложения. Хотя, для бухгалтерии срок хранения более длительный: от 5 до 7 лет. 4 года – это стандартное время хранения документов. Однако могут возникнуть ситуации, когда какие-то документы предстоит хранить дольше.

    Подробнее
  • Самые распространенные методы утилизации электронных носителей

    Практика показывает, что даже многократное форматирование жесткого диска не защищает его от того, что первичная информация на диске сохраняется, и может быть извлечена. Поэтому жесткие диски, содержавшие когда-либо секретную информацию, подлежат уничтожению. Уничтожение информации на электронных дисках возможно двумя основными методами.

    Подробнее
  • Самые распространенные методы утилизации архивных документов

    Документы, хранящиеся длительное время в архивах, со временем утрачивают свою значимость, и приходит момент, когда возникает вопрос об их уничтожении. Проблема с уничтожением документов, содержащих конфиденциальную информацию, периодически встает и перед торговыми, промышленными, транспортными компаниями, общественными организациями. Так какие же существуют способы уничтожения документов?

    Подробнее
  • Утилизация документов - самые экологичные варианты

    Вторичную переработку бумажного сырья в стране еще никто не отменял. А компании, учреждения, организации, предприятия являются самыми большими потребителями бумаги и создателями бумажного утиля. Правда утиль этот оказывается носителем конфиденциальной информации. Этот факт долгие годы приводил к тому, что документы сжигались, и таким образом по стране уничтожались, выбрасывались в атмосферу тонны бумаги. Для утилизации бумаги возможны несколько способов, но они не всегда отвечают нормам охраны природы. В данной статье мы поговорим об экологичных способах уничтожения бумаги, бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения и др.

    Подробнее
  • На что влияет уровень секретности шредера

    Уровень секретности уничтожителя бумаг – это важнейший параметр в его работе. Приобретая шредер, владельцы компаний после мощности обращают внимание на этот показатель. Когда возникли первые уничтожители бумаг, разработчики агрегата были уверены, что создали настоящую защиту для чужих тайн. Но в ответ появились компьютерные программы, способные собирать из отдельных полос целые полотна. Случай, когда иранские ткачи вручную рассортировали шредированные полосы и собрали уничтоженные документы американских «освободителей», войдет в историю. Но он заставил весь мир задуматься о ненадежности продольного шредирования. Были разработаны агрегаты с большим количеством перекрестных ножей.

    Подробнее
  • Можно ли уничтожать документы с постоянным сроком хранения?

    Документы, подлежащие постоянному хранению, подшиваются или переплетаются. Те бумаги, которые имеют нестандартный формат, хранятся в твердых папках или коробках. Документы, сформированные в единое дело, обязательно нумеруются во избежание случайной потери или умышленного хищения. Если компания ликвидируется полностью, в этом случае судьбу документов постоянного хранения решает экспертная комиссия, которая определяет ценность бумаг и решает, какие документы подлежат уничтожению, а какие отправить в государственный архив на постоянное хранение.

    Подробнее
  • Промышленный или мобильный шредер - что выбрать?

    Вопрос в этой теме ставится иначе. Что выбрать: выездную услугу с промышленным шредером на колесах, или установку промышленного шредера в офисе компании. Оба упомянутых варианта имеют собственные плюсы и минусы. О которых мы и поговорим в данной статье.

    Подробнее
  • Как собрать экспертную комиссию по оценке, списанию и утилизации бухгалтерских документов

    Комиссия создается из нескольких работников организации, предприятия. Руководит ею, как правило, либо заместитель руководителя организации, либо главный бухгалтер, если уничтожение касается бухгалтерской документации. Комиссия проверяет все документы, формирует папки, дела, тома, подшивает их, оставляет перечни для каждой папки. Документы, подлежащие уничтожению, упаковывает в специальные мешки.

    Подробнее
  • Уничтожение секретных документов шредером

    Уровень секретности документов определяется в соответствии с постановлением Правительства РФ № 870 от 4 сентября 1995 года «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности». Для работы с документами повышенной секретности используются сложные шредеры с перекрестной резкой, обеспечивающей 6-й уровень секретности. Величина частиц составляет до 12 кв. мм.

    Подробнее
  • Способы уничтожения секретных документов

    В данной статье мы рассматриваем все возможные способы уничтожения секретных документов, а также архивов бухгалтерских бумаг и др. Все плюсы и минусы каждого вида. А также выбираем оптимальный способ.

    Подробнее
  • Административная и уголовная ответственность за незаконное уничтожение документов

    Закрепленные законодательными актами требования о хранении документов предусматривают административное и уголовное наказание за нарушение этих требований. Ответственность за нарушение Закона об Архивном деле регулируется статьей 7 данного Закона. Ответственность за нарушения данного закона регулируется документами, рассмотренными в данной статье.

    Подробнее
  • Требование к формированию электронного архива документов

    Для формирования цифрового архива требуется специальное оборудование и программное обеспечение. Все документы, хранящиеся на бумажных носителях (если можно назвать так листы бумаги форматом А4, на которых пишется и печатается всякая корпоративная и не только, информация) переводится в цифровой формат на специальных сканерах, подключенных к компьютерам. С компьютера (ноутбука) информация переносится на внешний электронный накопитель. Это может быть мягкий или жесткий диск, флеш-накопитель, карта памяти.

    Подробнее
  • Электронный архив - формат для хранения

    Оцифровка документов позволила решить множество проблем, связанных с хранением документов. Эта проблема особенно актуальна для небольших компаний, не имеющих собственных площадей для содержания архива. Офисные сотрудники, привыкшие работать с множеством бумаг, успели оценить все преимущества оцифрованных документов.

    Подробнее
  • Этапы создания электронного архива

    Электронное архивирование все плотнее входит в жизнь современных предприятий и организаций. Сохраняемые в надлежащих условиях карты памяти, диски, флеш-накопители способны содержать десятки, сотни томов, дел. Например, на одном жестком диске с памятью в 250-300 Гб можно сохранить информацию, хранящуюся на десятках стеллажей. Нахождение нужного документа на компьютере занимает минимум времени. Поэтому электронное хранение документов используют не только действующие организации, но и государственные и территориальные архивы.

    Подробнее
  • Правила составления описи документов

    Перед отправкой документов в архив, когда все документы в томе систематизированы, перед тем как его переплести, составляется опись документов. Опись является содержанием тома, в нем указываются названия документов, номера и даты. Опись составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр вшивается в том с документами, а второй остается в компании, сформировавшей документы для архивного хранения. Второй экземпляр описи поможет при необходимости отыскать в архиве нужный документ, так как по описям, в которых указываются названия и номера фондов, номера томов, проще будет найти нужное дело, если потребуется запросить его из архива для работы.

    Подробнее
  • Как правильно прошивать документы: технология архивного переплета

    Прежде чем сдать документы на архивное хранение, они проходят предварительную подготовку. Суть подготовки заключается: в систематизации бумаг по датам, категориям, в удалении лишнего (то есть дубликатов и черновиков), в составлении описи.

    Подробнее
  • Первичная бухгалтерская и налоговая документация

    Первичные бухгалтерские документы отражают экономическую деятельность предприятия и содержат информацию обо всех финансовых операциях. Здесь получение доходов от продаж произведенной и реализованной продукции, и заработная плата коллектива, и производственные затраты. На основании бухгалтерских отчетов высчитываются суммы налогообложения, бюджетные взносы. Бухгалтерские документы играют важную роль в деятельности любого предприятия. Потеря хотя бы одного листа из бухгалтерской отчетности искажает экономическую картину, поэтому их хранение закреплено на законодательном уровне.

    Подробнее
  • Ответственность за неправильное архивное хранение документов

    Документы, образующиеся в результате деятельности организаций и компаний, зарегистрированных на территории России, хранятся и уничтожаются в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской федерации».

    Подробнее
  • Архивная обработка документов в процессе ликвидации организации

    Причин, когда ликвидируется компания, может быть множество. Это и банкротство, и слияние с более крупной организацией, и реформация. Ликвидация предприятия не означает мгновенного уничтожения всех документов. Длительному хранению подлежат документы, связанные с работой людей в этой компании, меньший срок хранятся финансовые отчеты и бухгалтерия. Всякая ликвидация организации начинается с архивной обработки документов.

    Подробнее
  • Архивация документов с постоянным сроком хранения

    Архивация документов с постоянным сроком хранения – это особая тема в архивном деле. Такие документы составляют историю компании, города, региона. Поэтому и бумаги для постоянного хранения отбираются с особой тщательностью. К таким документам относятся бумаги, касающиеся личного состава компании, документы муниципального и государственного значения.

    Подробнее
1    2
Задать вопрос

Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы и произведут расчет стоимости услуг и подготовят индивидуальное коммерческое предложение.

Ваше имя: *

Телефон: *

E-mail:

Интересующий товар/услуга:

Сообщение: *

* - обязательные поля

Сервис обратного звонка RedConnect